Apollo.io 2026: Kosten, Funktionen, DSGVO und Alternativen

Apollo.io gibt dir ab 49 $ im Monat Zugriff auf über 240 Millionen B2B-Kontakte, doch eine kalte Werbe-Mail an eine deutsche Adresse daraus ist grundsätzlich unzulässig. Trotzdem gehört Apollo zu den bekanntesten Werkzeugen für Outbound-Vertrieb. Du suchst Kontakte, packst sie in eine Sequenz und schreibst oder rufst an, alles in einem Tool und zu einem Preis, den sich auch kleine Teams leisten. Zwei Fragen beantworten US-Testberichte dabei selten: Woher stammen die Daten, und was darfst du in Deutschland mit ihnen tun?

Dieses Porträt fasst zusammen, was Apollo 2026 kann, was es kostet und wo die Grenzen liegen. Die Preise haben wir am 3. Oktober 2026 auf der Herstellerseite geprüft. Beide Fragen beantwortet der Abschnitt zur DSGVO: Dort siehst du, aus welchen Quellen die Kontakte stammen und was § 7 UWG dir bei E-Mail und Telefon erlaubt.

Was ist Apollo.io?

Apollo.io ist eine Vertriebsplattform aus den USA. Rechtlich steht dahinter die ZenLeads Inc. mit Sitz in Covina, Kalifornien. Laut eigener Angabe nutzen mehr als 600.000 Unternehmen das Tool.

Der Kern ist eine B2B-Datenbank mit laut Hersteller über 240 Millionen Kontakten und 30 Millionen Firmen. Darum herum hat Apollo die Werkzeuge gebaut, die ein Outbound-Team im Alltag braucht: E-Mail-Sequenzen, einen Dialer, eine Chrome-Erweiterung für LinkedIn und Webseiten, Meeting-Planung, Gesprächsaufzeichnung und ein einfaches Deal-Management. Inzwischen kommen KI-Funktionen und Agenten dazu.

Apollo will damit den Datenanbieter, die Sales-Engagement-Plattform und Teile des CRM in einem Vertrag bündeln.

Für wen lohnt sich Apollo.io?

Am meisten holen kleine Outbound-Teams heraus, die Daten und Versand in einem günstigen Tool haben wollen und international verkaufen. Die Datenbank hat ihren Schwerpunkt in den USA und Großbritannien. Gründer und Solo-Vertriebler können im Gratis-Plan testen, ob Outbound für sie überhaupt funktioniert. Und wer nur Firmen- und Kontaktdaten im CRM ergänzen will, braucht die Sequenzen gar nicht.

Schwieriger wird es, wenn du fast nur im DACH-Raum verkaufst. Die Datenqualität für Deutschland wird in Vergleichen kritisiert, die lautesten Stimmen kommen allerdings von Wettbewerbern wie Cognism. Wir würden die Trefferquote deshalb selbst im Free-Plan prüfen, bevor ich zahle.

Zwei weitere Ausschlussgründe:

• Kalte E-Mail-Kampagnen an deutsche Firmen sind ohne Einwilligung unzulässig (dazu unten mehr). Damit fällt einer der Hauptanwendungsfälle weg.
• Wenn dein Datenschutzbeauftragter ein Contributor-Datenmodell grundsätzlich ablehnt, ist die Diskussion schnell vorbei.

Welche Funktionen hat Apollo.io 2026?

Apollo gliedert das Produkt heute in drei Schichten: Daten, Intelligenz (KI und Agenten) und Ausführung. Die wichtigsten Funktionen laut Preis- und Produktseite:

Daten und Suche

• Personen- und Firmensuche mit Filtern, in höheren Plänen erweiterte Filter und Signale
• Kaufabsichten (Buying Intent): 1 Thema im Free-Plan, 6 in Basic und Professional, 12 in Organization
• Wasserfall-Anreicherung über mehr als 20 Drittquellen
• Suche nach lokalen Firmen über Google Maps
• Chrome-Erweiterung für LinkedIn, Gmail und Webseiten

KI-Funktionen

• AI Research recherchiert pro Kontakt oder Firma, etwa zu Pain Points, und kostet 1 Credit pro Durchlauf.
• AI Writing für E-Mails: 5.000 Wörter im Monat im Free-Plan, 250.000 in Basic, 800.000 in Professional und 1 Million in Organization.
• AI Filter und AI Scores zur Priorisierung von Leads
• Agenten, die im Hintergrund Aufgaben erledigen, und ein KI-Assistent, im Free-Plan begrenzt auf 5 Chats
• Apollo MCP, um Apollo an KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT anzubinden

Ausführung

• Sequenzen mit A/Z-Tests (A/Z-Tests ab Professional)
• Postfächer: im Free- und Basic-Plan 1 pro Nutzer und 250 Mails pro Tag, ab Professional unbegrenzte Google- und Microsoft-Postfächer
• Dialer, Gesprächsaufzeichnung mit KI-Auswertung, Meeting-Planer
• Workflows: 2 pro Team im Free-Plan, 5 in Basic, 50 in Professional, 500 in Organization
• Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Outreach, Salesloft und allen großen E-Mail-Anbietern

Alles, was Daten liefert, kostet Credits: eine E-Mail-Adresse 1 Credit, eine Telefonnummer 8 Credits, Anreicherung 1 bis 8 Credits. Der Dialer in die USA kostet 1 Credit pro 30 Sekunden.

Was kostet Apollo.io?

Apollo rechnet pro Nutzer ab. Alle Nutzer eines Kontos müssen im selben Plan sein, du kannst also nicht einen Teil des Teams auf Basic und den Rest auf Professional setzen.

Stand: 3. Oktober 2026, Preise netto in US-Dollar laut apollo.io/pricing. Bei jährlicher Zahlung bekommst du alle Credits des Jahres zu Beginn, bei monatlicher Zahlung jeden Monat neu.

Vor dem Kauf solltest du wissen, dass Credits am Ende des Abrechnungszeitraums verfallen, auch zugekaufte. Zusätzliche Credits verlängern sich automatisch, bis du sie wieder abwählst.

Auch der Rückweg ist unbequem. Von jährlich auf monatlich wechselst du erst, wenn der Jahresvertrag ausläuft, und bei einem Downgrade gibt es für den laufenden Zeitraum kein Geld zurück.

Gibt es Apollo.io kostenlos?

Ja. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und enthält 75 Credits im Monat. Für einen ersten Eindruck von Datenbank und Oberfläche reicht das.

Für den Alltag sind die Grenzen eng: nur Gmail-Postfächer, 2 Sequenzen pro Team, 250 Mails am Tag und eine Auswahl von höchstens 25 Datensätzen auf einmal. Zusätzlich bietet Apollo eine Testphase für bezahlte Pläne an, mit Credits und Zugriff auf die meisten Funktionen des gewählten Plans.

Gibt es Apollo.io auf Deutsch?

Eine deutsche Oberfläche weist Apollo auf seiner Website nicht aus. Preisseite, Produktseiten und Hilfecenter sind auf Englisch. Plane also mit einer englischen Oberfläche.

Deine Sequenzen und E-Mails schreibst du trotzdem in jeder Sprache, die du willst. Wie gut die KI-Texte auf Deutsch werden, hängt vom Prompt ab: Prüf jeden Entwurf, bevor er rausgeht.

Ist Apollo.io DSGVO-konform?

Kein Tool ist von sich aus DSGVO-konform, es kommt auf deinen Einsatz an. Was Apollo selbst angibt:

Quellen: Datenschutzerklärung von Apollo, Apollo-Datenseite, Hilfeartikel zu den DSGVO-Einstellungen.

Datenherkunft: Woher kommen die Kontakte?

Der heikelste Punkt ist das Contributor-Netzwerk. Laut Apollo halten mehr als 2 Millionen Nutzer die Daten aktuell, über verbundene Postfächer, CRM-Synchronisation und Interaktionssignale. Vereinfacht gesagt: Jedes Postfach, das mit Apollo verbunden ist, kann Kontakte aus dem E-Mail-Verkehr in die Datenbank spülen. Apollo rechtfertigt das mit berechtigtem Interesse.

Viele Datenschutzbeauftragte sehen solche Modelle kritisch, weil die betroffenen Personen von der Weitergabe oft nichts wissen. Das ist eine Einschätzung, keine Feststellung eines Verstoßes.

Für dich heißt das: Wenn du Daten aus Apollo in dein CRM übernimmst, bist du für diese Daten selbst verantwortlich. Dazu gehört die Information der Betroffenen nach Art. 14 DSGVO, sobald du die Daten nutzt, und eine eigene Interessenabwägung.

Kaltakquise: Was sagt § 7 UWG?

Apollo liefert Kontaktdaten. Ob du jemanden damit ansprechen darfst, regelt in Deutschland vor allem das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb:

• E-Mail: Werbung per E-Mail braucht nach § 7 Abs. 2 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers. Das gilt auch im B2B. Eine kalte Werbe-Mail an eine Adresse aus Apollo ist in Deutschland damit grundsätzlich unzulässig. Eine Ausnahme gibt es für Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG, unter engen Bedingungen.
• Telefon: Im B2B reicht eine mutmaßliche Einwilligung. Die muss sich aber aus konkreten Umständen ergeben. Das Bundesverwaltungsgericht hat im Januar 2025 (Az. 6 C 3.23) klargestellt, dass eine öffentlich zugängliche Telefonnummer allein nicht reicht und sich die mutmaßliche Einwilligung auf genau dieses Angebot beziehen muss.
• Folgen: Bei Verstößen drohen vor allem Abmahnungen und Unterlassungsansprüche von Wettbewerbern oder Verbänden.

Apollo bietet Einstellungen, die EU-Kontakte komplett aus Suche, Versand und Tracking ausschließen, außerdem Abmeldelinks und einen Abgleich mit Sperrlisten für Anrufe (DNC). Die EU-Filter greifen allerdings nur, wenn Apollo den Standort einer Person bestimmen kann. Eine echte Einwilligung nach UWG liefert dir kein Datenanbieter.

Mehr dazu, was im Vertrieb erlaubt ist, steht in unserem Ratgeber zu KI in der Kaltakquise und in den Rechtsfragen zu KI 2026.

Vor- und Nachteile von Apollo.io

Vorteile

• Daten, Sequenzen, Dialer und KI in einem Tool und einem Vertrag
• Dauerhaft kostenloser Plan zum Ausprobieren
• Günstiger Einstieg ab 49 $ pro Nutzer und Monat (jährlich)
• Große Datenbank mit Fokus auf internationalen Märkten
• KI-Recherche, KI-Texte und MCP-Anbindung an KI-Assistenten

Nachteile

• Daten stammen zum Teil aus einem Contributor-Netzwerk, das Datenschützer kritisch sehen
• Kalte Werbe-Mails sind in Deutschland ohne Einwilligung unzulässig, damit fällt ein Kernanwendungsfall weg
• Credits verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums, die Kosten sind schwer zu planen
• Oberfläche nur auf Englisch, EU-Hosting nicht belegt
• Alle Nutzer müssen im selben Plan sein

Welche Alternativen zu Apollo.io gibt es?

• Leadfeeder (ehemals Dealfront): Firmendaten aus dem DACH-Raum und Erkennung von Website-Besuchern, laut Hersteller mit EU-Servern. Sinnvoll, wenn du vor allem in Deutschland verkaufst.
• Cognism: britischer Datenanbieter mit EMEA-Fokus, telefonverifizierten Mobilnummern und Sperrlistenabgleich auch für Deutschland. Preise nur auf Anfrage.
• Lusha: Kontaktdaten per Chrome-Erweiterung, günstiger Einstieg, ebenfalls mit Community-Datenmodell.
• Clay: fragt viele Datenanbieter nacheinander ab und recherchiert mit KI. Mehr Flexibilität, deutlich steilere Lernkurve. Details im Porträt zu Clay.
• HubSpot Sales Hub: Wer ohnehin HubSpot nutzt, bekommt dort Sequenzen und einen Prospecting Agent. Mehr im Porträt zu HubSpot.

Alle Anbieter im Vergleich, mit Preisen und Datenschutz, findest du in unserem Vergleich der KI-Tools für den Vertrieb. Wie du Leads ohne Massenansprache findest, zeigt der Ratgeber zur Leadgenerierung mit KI.

So startest du mit Apollo.io

1. Leg mit deinem Datenschutzbeauftragten fest, wofür du Apollo nutzt: Recherche, Anreicherung, Ansprache von Bestandskunden oder Kontakte mit Einwilligung. Kalte Werbe-Mails an deutsche Adressen fallen raus.
2. Leg einen Free-Plan an und such 20 bis 30 Firmen aus deiner echten Zielgruppe und vergleiche Namen, Rollen und E-Mails mit dem, was du schon weißt. So siehst du, wie gut die Daten für deinen Markt sind.
3. Setz die DSGVO-Einstellungen. Unter Settings, Rules of engagement, Prospecting config legen Admins fest, ob EU-Kontakte von Suche, Versand und Tracking ausgeschlossen werden. Abmeldelinks immer aktivieren.
4. Verbinde Salesforce oder HubSpot, damit keine Doppelungen entstehen und Löschungen synchron bleiben.
5. Rechne vorab aus, wie viele E-Mails (1 Credit) und Telefonnummern (8 Credits) du im Monat brauchst. Telefonnummern verbrauchen das Kontingent schnell.
6. Nutze AI Research und AI Writing für Entwürfe, aber lies jeden Text gegen, bevor er rausgeht. Für die Vorbereitung auf Gespräche hilft der Ratgeber zur Call-Vorbereitung mit KI.

Recherchiere zu der Firma [Name, Website] öffentlich verfügbare Informationen: Geschäftsmodell, Größe, aktuelle Meldungen der letzten 6 Monate, offene Stellen im Vertrieb und erkennbare Herausforderungen. Nenne zu jeder Aussage die Quelle. Leite daraus drei Gesprächseinstiege für ein Telefonat mit der Vertriebsleitung ab, die einen sachlichen Bezug zu unserem Angebot [kurze Beschreibung] haben. Markiere alles, was du nicht belegen kannst.

Offizielles Video: Apollo.io in zwei Minuten

Fazit: stark für Recherche, heikel für Kaltakquise

Für wenig Geld bekommst du bei Apollo.io Daten, Versand, Dialer und KI in einem Tool, dazu einen Gratis-Plan. Wer international verkauft, findet kaum ein günstigeres Paket.

In Deutschland würden wir Apollo vor allem zur Recherche und Anreicherung einsetzen. Ansprechen solltest du nur Kontakte, die eingewilligt haben oder schon Kunde sind. Prüf vorher die Datenqualität in deiner Zielgruppe und kläre mit dem Datenschutz, wie du mit dem Contributor-Datenmodell umgehst. Dann weißt du, welche der 240 Millionen Kontakte aus der Einleitung du in Deutschland tatsächlich ansprechen darfst.