Kurz gesagt
Wer kein Fremd-Tool einführen will, nutzt die KI der eigenen Plattform: Teams Premium oder Copilot, Gemini in Google Meet oder den Zoom AI Companion. Als plattformübergreifendes Tool mit belegtem EU-Hosting ist jamie die erste Wahl, wenn kein Bot im Call sitzen soll, tl;dv für Vertriebsteams mit CRM. Rechtlich gilt für alle: Ohne Information und Einwilligung der Teilnehmenden keine Aufnahme, und im Betrieb mit Betriebsrat nur mit Betriebsvereinbarung.
KI-Meeting-Assistenten schreiben mit, fassen zusammen und verteilen Aufgaben. Das spart nach jedem Call Arbeit, wirft in Deutschland aber zwei Fragen auf, die in US-Vergleichen meist fehlen: Wo landen Stimme und Inhalt deiner Kunden, und wer hat der Aufnahme zugestimmt?
Wir haben 11 Tools verglichen: spezialisierte Notetaker und die KI-Funktionen, die in Teams, Google Meet und Zoom eingebaut sind. Die Preise haben wir am 2. Oktober 2026 beim Anbieter geprüft. Zur Qualität der deutschen Transkription haben wir keinen unabhängigen Test gefunden. Wir nennen deshalb nur, welche Sprachen der Hersteller angibt.
Welcher Meeting-Assistent passt zu welchem Bedarf?
| Du brauchst … | Unsere Wahl | Warum |
|---|---|---|
| Kundengespräche ohne Bot im Call | Schreibt auf dem Gerät mit, EU-Hosting und ISO 27001 belegt | |
| Vertriebscalls ins CRM schreiben | Anbieter aus Aachen, EU-Hosting, CRM-Anbindung und Coaching | |
| Alles läuft in Microsoft Teams | Intelligente Zusammenfassung ohne zusätzlichen Anbieter | |
| Alles läuft in Google Workspace | Notizen landen im Google Doc, Teilnehmende werden automatisch informiert | |
| Alles läuft in Zoom | Im bezahlten Zoom-Abo ohne Aufpreis enthalten | |
| Kostenlos starten, später HubSpot anbinden | Unbegrenzte Aufnahmen im Gratis-Plan | |
| Viele Tools anbinden, internationales Team | Große Integrationsbreite, günstiger Pro-Plan | |
| Interviews und Aufnahmen übersetzen | Datei-Upload, Transkription und Übersetzung als Add-on |
Bot im Call oder botlose Aufnahme?
Meeting-Assistenten arbeiten auf drei Arten, und das hat Folgen für Datenschutz und Gesprächsklima.
Bot im Call (Fireflies, Otter, Read AI, Notta, tl;dv und Fathom im Standardmodus): Ein zusätzlicher Teilnehmer wie „Fred“ oder „OtterPilot“ betritt das Meeting und zeichnet auf. Für alle ist sichtbar, dass mitgeschrieben wird. Bei Kundenterminen wirkt der Bot manchmal irritierend, für die Transparenz ist er aber ein Vorteil.
Botlose Aufnahme (jamie, Bluedot, tl;dv über die Desktop-App, Fathom als Beta auf dem Mac, Fireflies per Desktop-App ab Pro): Das Tool schneidet den Ton auf deinem Rechner mit. Im Call taucht niemand Fremdes auf. Das funktioniert plattformübergreifend und teils auch im Besprechungsraum. Bei tl;dv wird botlos nur der Ton aufgenommen, ohne Video, Bildschirm und Chat.
Eingebaut in die Plattform (Teams Premium und Copilot, Gemini in Meet, Zoom AI Companion): Die Zusammenfassung kommt vom Anbieter der Meeting-Software selbst. Es gibt keinen weiteren Dienstleister, dafür funktioniert die Funktion nur auf dieser einen Plattform. Kundentermine im Zoom des Kunden bleiben dann außen vor.
Wichtig: Botlos heißt nicht rechtlich harmloser. Auch Fathom schreibt, dass ein botloses Tool nur die Benachrichtigung durch den Bot entfernt, nicht die Pflicht, die Teilnehmenden zu informieren. tl;dv weist in seiner Anleitung ebenfalls darauf hin.
Alle 11 Tools im Überblick
| Tool | Ideal für | Preis ab | Gratis | Deutsch | Link |
|---|---|---|---|---|---|
| Führungskräfte, Beratung und Kundengespräche ohne Bot im Call | 21 €/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 26 € | Ja | Teilweise | ||
| Vertriebsteams, die Calls ins CRM schreiben | 18 €/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 29 € | Ja | Ja | ||
| Unternehmen, die ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten | 8,70 €/Nutzer/Monat jährliche Abrechnung | Nein | Ja | ||
| Teams auf Google Workspace mit vielen internen Meet-Terminen | 13,60 €/Nutzer/Monat Jahresvertrag, monatlich abgerechnet | Nein | Ja | ||
| Teams, die überwiegend Zoom nutzen | 13,33 €/Nutzer/Monat jährlich, AI Companion enthalten | Ja | Ja | ||
| Einzelpersonen und kleine Vertriebsteams, die kostenlos starten wollen | 15 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 19 $, ab 2 Nutzern | Ja | nicht belegt | ||
| Internationale Teams mit vielen angebundenen Tools | 10 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 18 $ | Ja | Teilweise | ||
| Recruiting und Kundencalls ohne sichtbaren Bot | 14 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 18 $, nur Audio, max. 1 Stunde | Ja | Teilweise | ||
| Teams, die Meetings, E-Mails und Chats gemeinsam durchsuchen wollen | 15 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 19,75 $ | Ja | Teilweise | ||
| Interviews und mehrsprachige Gespräche | 8,17 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 13,99 $ | Ja | Teilweise | ||
| Englischsprachige Teams mit kleinem Budget | 8,33 $/Nutzer/Monat jährlich, monatlich 16,99 $ | Ja | Teilweise |
Alle Preise gelten pro Nutzer und Monat, netto. Die US-Anbieter zeigen Dollarpreise, im Checkout kann in Euro umgerechnet werden.
Deutsche Anbieter mit EU-Hosting: jamie und tl;dv
1. jamie
Botloser KI-Notetaker, der auf dem Gerät mitschreibt, online und in Präsenz-Meetings.
Unser Urteil: Die beste Wahl, wenn kein Bot im Gespräch sitzen soll und die Daten in Europa bleiben müssen. Für die CRM-Anbindung brauchst du allerdings den Pro-Plan.
Preise
- Plus21 €/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 26 €
- Team33 €/Nutzer/MonatAbrechnungsart nicht ausgewiesen
- Pro39 €/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 47 €, mit CRM-Anbindung
- Enterpriseauf Anfrage
Deutsch teilweise Speicherung und Verarbeitung in EWR, Schweiz und UK, ISO 27001, kein Modelltraining mit Kundendaten
Stärken
- Kein Bot im Call, funktioniert auch im Besprechungsraum
- EU-Hosting und ISO 27001 vom Hersteller belegt
Schwächen
- CRM-Anbindung erst im Pro-Plan für 39 €
- Gratis-Plan nur für Meetings bis 30 Minuten
Preise geprüft im Oktober 2026.
2. tl;dv
KI-Meeting-Recorder für Meet, Zoom und Teams mit Vertriebs-Coaching und CRM-Anbindung.
Unser Urteil: Stark für Vertriebsteams im DACH-Raum, die Calls auswerten und ins CRM übertragen. Die Sicherheitslücke von 2026 solltest du kennen und im Auswahlprozess offen ansprechen.
Preise
- Pro18 €/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 29 €
- Business29 €/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 39 €
- Enterpriseauf Anfrage
Deutsch voll unterstützt Hosting und Speicherung in der EU, SOC 2 Typ II, kein Training mit Kundendaten
Stärken
- Gratis-Plan mit unbegrenzten Aufnahmen und Transkripten
- Wahlweise mit Bot oder botlos über die Desktop-App
Schwächen
- KI-Notizen im Gratis-Plan auf 10 Meetings begrenzt
- Sicherheitslücke 2026: Meeting-Metadaten waren für andere Nutzer abrufbar
Preise geprüft im Oktober 2026.
Eingebaut in Teams, Meet und Zoom
4. Google Meet „Notizen erstellen“
Gemini schreibt in Google Meet Notizen in ein Google Doc und informiert alle Teilnehmenden automatisch.
Unser Urteil: Für Google-Workspace-Teams die einfachste Lösung. Gut gelöst ist der automatische Hinweis an alle Teilnehmenden.
Preise
- Business Standard13,60 €/Nutzer/MonatJahresvertrag, monatlich abgerechnet
- Business Plus21,10 €/Nutzer/MonatJahresvertrag
Deutsch voll unterstützt
Stärken
- Hinweis an alle Teilnehmenden ist eingebaut
- Kein Zusatztool, Notizen landen direkt in Google Docs
Schwächen
- Funktioniert nur in Google Meet
- Nicht im Starter-Plan enthalten
Preise geprüft im Oktober 2026.
5. Zoom AI Companion
In bezahlte Zoom-Workplace-Pläne eingebaute KI für Zusammenfassungen, Notizen und Fragen im Meeting.
Unser Urteil: Wer ohnehin ein bezahltes Zoom-Abo hat, bekommt die Zusammenfassungen ohne Aufpreis. Ein eigenes Tool lohnt sich erst, wenn auch andere Plattformen dazukommen.
Preise
- Workplace Pro13,33 €/Nutzer/Monatjährlich, AI Companion enthalten
- Workplace Business17,49 €/Nutzer/Monatjährlich
Deutsch voll unterstützt Laut Zoom kein Training mit Audio, Video und Chat der Kunden
Stärken
- Im bezahlten Zoom-Abo ohne Aufpreis enthalten
- Im Gratis-Plan für 3 Meetings im Monat testbar
Schwächen
- Funktioniert nur in Zoom-Meetings
- Gratis-Plan mit 40-Minuten-Grenze kaum alltagstauglich
Preise geprüft im Oktober 2026.
Internationale Notetaker
6. Fathom
Notetaker mit dem großzügigsten Gratis-Plan und wählbarem Bot- oder Botlos-Modus.
Unser Urteil: Der großzügigste Gratis-Plan im Vergleich. Ob die deutsche Transkription für dich reicht, musst du selbst prüfen, denn Fathom weist Deutsch nicht aus.
Preise
- Team15 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 19 $, ab 2 Nutzern
- Premium16 $/Monatjährlich, monatlich 20 $, Einzelperson
- Business25 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 34 $, CRM-Feldsync
- Enterpriseauf Anfrage
Deutsch-Unterstützung nicht belegt
Stärken
- Unbegrenzte Aufnahmen und Zusammenfassungen im Gratis-Plan
- HubSpot und Salesforce anbindbar
Schwächen
- Deutsche Sprachunterstützung nicht ausgewiesen
- Kein EU-Hosting belegt, botloser Modus noch Beta
Preise geprüft im Oktober 2026.
7. Fireflies.ai
Notetaker „Fred“ mit großer Integrationsbreite, KI-Suche und Teamanalysen.
Unser Urteil: Günstig und mit sehr vielen Integrationen. Für deutschsprachige Teams spricht dagegen, dass Deutsch nur als Beta läuft und die Daten standardmäßig nicht in der EU liegen.
Preise
- Pro10 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 18 $
- Business19 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 29 $
- Enterprise39 $/Nutzer/Monatnur jährlich
Deutsch teilweise SOC 2 Typ II, kein Training mit Meetingdaten
Stärken
- Günstiger Pro-Plan
- Sehr viele Integrationen, Zapier ab Pro
Schwächen
- Deutsch gilt laut Hersteller als Beta-Sprache
- Kein EU-Standort im Standardplan belegt
Preise geprüft im Oktober 2026.
8. Bluedot
Botloser Recorder per Chrome-Erweiterung und Desktop-App, ohne Kalenderzugriff.
Unser Urteil: Eine botlose Alternative für Mac und Windows. Der Gratis-Plan reicht aber nur für einen kurzen Test.
Preise
- Basic14 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 18 $, nur Audio, max. 1 Stunde
- Pro20 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 25 $
- Business32 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 39 $, mit CRM und ATS
Deutsch teilweise SOC 2 Typ II, kein KI-Training mit Kundendaten, EU-Datenresidenz als Option (Region nicht genannt)
Stärken
- Botlos auf Mac und Windows
- Bezahlt werden nur Nutzer, die aufnehmen
Schwächen
- Gratis-Plan nur 5 Meetings insgesamt
- CRM- und ATS-Anbindung erst im Business-Plan
Preise geprüft im Oktober 2026.
9. Read AI
Meeting-Assistent mit Zusammenfassungen, Suche über Meetings, Mails und Chats sowie Coaching-Metriken.
Unser Urteil: Interessant für die Suche über Meetings, Mails und Chats. Die Coaching-Metriken zu Engagement und Stimmung machen die Einführung mit Betriebsrat aufwendig.
Preise
- Pro15 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 19,75 $
- Enterprise22,50 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 29,75 $
- Enterprise+29,75 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 39,75 $, mind. 5 Lizenzen
Deutsch teilweise SOC 2 Typ II, Speicherung in den USA (AWS us-east-1), Training nur per Opt-in
Stärken
- Training mit Kundendaten standardmäßig aus
- Unbegrenzte Transkripte schon im Pro-Plan
Schwächen
- Daten liegen ausschließlich in den USA
- Engagement- und Stimmungswerte sind mitbestimmungspflichtig
Preise geprüft im Oktober 2026.
10. Notta
Transkriptions- und Meeting-Tool, stark bei Datei-Uploads und Übersetzung.
Unser Urteil: Günstig für Interviews und Übersetzungen. Für die laufende Meeting-Dokumentation im Team gibt es passendere Tools.
Preise
- Pro8,17 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 13,99 $
- Business16,67 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 27,99 $
- Enterpriseauf Anfrageab 51 Plätzen
Deutsch teilweise SOC 2, ISO 27001
Stärken
- Sehr günstiger Einstieg
- Transkription von Dateien und Übersetzung als Add-on
Schwächen
- Gratis-Plan nur 3 Minuten pro Gespräch
- Kein EU-Datenstandort belegt
Preise geprüft im Oktober 2026.
11. Otter.ai
Bekannter Transkriptionsdienst mit OtterPilot-Bot und KI-Chat über Meetings.
Unser Urteil: Günstig und im Englischen bewährt. Für Unternehmen in Deutschland wegen der 2025 eingereichten US-Sammelklage und fehlendem EU-Hosting die schwächste Wahl.
Preise
- Pro8,33 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 16,99 $
- Business19,99 $/Nutzer/Monatjährlich, monatlich 30 $
- Enterpriseauf Anfrage
Deutsch teilweise
Stärken
- Sehr günstig bei jährlicher Zahlung
- 300 Gratis-Minuten im Monat
Schwächen
- Sammelklage in den USA wegen Aufnahmen ohne Einwilligung
- Nur sechs Transkriptionssprachen, kein EU-Hosting belegt
Preise geprüft im Oktober 2026.
Recht und Datenschutz: Was du vor dem ersten Mitschnitt klären musst
§ 201 StGB, Vertraulichkeit des Wortes. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis aufnimmt, macht sich strafbar. Das gilt für Bots ebenso wie für Tools, die den Ton im Hintergrund mitschneiden. Ohne Einwilligung aller Beteiligten keine Aufnahme.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Mitbestimmung. Der Betriebsrat bestimmt mit, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ein Meeting-Assistent mit Sprechanteilen oder Coaching-Metriken fällt klar darunter, etwa bei Fathom Business, tl;dv Business oder dem Meeting-Coach von Read AI. Plane eine Betriebsvereinbarung ein, bevor das Tool startet.
DSGVO. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und klare Regeln, wer Aufnahmen sehen darf und wann sie gelöscht werden. Bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Prüfung des Datentransfers dazu.
Information aller Teilnehmenden. Sag vor dem Start, dass ein Tool mitschreibt, wofür und wer die Ergebnisse bekommt. Das gilt besonders für Externe wie Kunden und Bewerber, die deine interne Regelung nicht kennen. Ein kurzer Satz in der Einladung und eine Ansage zu Beginn reichen oft schon. Google Meet informiert bei „Notizen erstellen“ alle Teilnehmenden automatisch.
| Tool | Datenstandort | Training mit Kundendaten | Nachweise |
|---|---|---|---|
| jamie | EWR, Schweiz, UK | nein (Herstellerangabe) | ISO 27001 |
| tl;dv | EU | nein (Herstellerangabe) | SOC 2 Typ II |
| Teams Premium / Copilot | nicht geprüft | nicht geprüft | nicht geprüft |
| Gemini in Meet | nicht belegt | nicht geprüft | nicht geprüft |
| Zoom AI Companion | nicht belegt | nein (Herstellerangabe) | nicht geprüft |
| Fathom | nicht belegt | nicht belegt | HIPAA-Vertrag im Enterprise-Plan |
| Fireflies | standardmäßig nicht EU, EU-Speicher laut Drittquellen nur Enterprise | nein (Herstellerangabe) | SOC 2 Typ II |
| Bluedot | EU-Option, Region nicht genannt | nein (Herstellerangabe) | SOC 2 Typ II |
| Read AI | USA (AWS us-east-1) | nur per Opt-in | SOC 2 Typ II |
| Notta | nicht EU, laut Drittquellen Tokio | nicht belegt | SOC 2, ISO 27001 |
| Otter | nicht belegt | nicht belegt | nicht geprüft |
So findest du das richtige Tool
- Auf welcher Plattform finden deine Meetings statt? Läuft fast alles in Teams, Meet oder Zoom, prüfe zuerst die eingebaute KI. Ein eigenes Tool lohnt sich, wenn du auf mehreren Plattformen und bei Kunden unterwegs bist.
- Darf ein Bot im Call sitzen? Bei Kundengesprächen und vertraulichen Terminen ist ein botloses Tool wie jamie oder Bluedot angenehmer. Die Hinweispflicht bleibt trotzdem.
- Wo müssen die Daten liegen? Belegtes EU-Hosting haben im Vergleich jamie und tl;dv. Bei allen anderen lass dir Standort und Auftragsverarbeitungsvertrag schriftlich geben.
- Wie gut versteht das Tool dein Deutsch? Teste im Gratis-Plan mit einer echten Aufnahme: Fachbegriffe, Namen, Dialekt und Denglisch. Herstellerangaben zur Sprachunterstützung sagen nichts über die Qualität.
- Gibt es einen Betriebsrat? Dann sprich ihn vor dem Testlauf an. Tools mit Sprechanteilen, Stimmungswerten oder Coaching-Metriken brauchen eine Betriebsvereinbarung.
Häufige Fragen
Welches KI-Meeting-Protokoll-Tool ist DSGVO-konform?
Kein Tool ist von sich aus DSGVO-konform, es kommt auf deinen Einsatz an. Gute Voraussetzungen bieten Anbieter mit belegtem EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag, im Vergleich sind das jamie und tl;dv. Dazu brauchst du eine Rechtsgrundlage, die Information aller Teilnehmenden und klare Löschfristen.
Gibt es ein KI-Meeting-Protokoll kostenlos auf Deutsch?
Ja, mit Grenzen. tl;dv nimmt im Gratis-Plan unbegrenzt auf und erstellt für 10 Meetings KI-Notizen, jamie schreibt 10 Notizen im Monat für Meetings bis 30 Minuten. Der Zoom AI Companion fasst im Gratis-Plan 3 Meetings im Monat zusammen. Fathom hat den größten Gratis-Plan, weist Deutsch aber nicht aus.
Ist es erlaubt, ein Meeting aufzuzeichnen?
Nur mit Einwilligung der Beteiligten. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Das gilt auch für Tools, die ohne Bot im Hintergrund mitschneiden. Kündige die Aufnahme deshalb vor dem Start an und hol die Zustimmung aller ein, auch die von externen Gästen.
Darf man ein Teams-Meeting aufzeichnen?
Technisch ja, rechtlich nur mit Zustimmung der Teilnehmenden. Im Unternehmen kommt die Mitbestimmung dazu: Weil Aufzeichnung und Transkription Verhalten und Leistung erfassen können, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitspracherecht. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Zugriff und Löschung regelt.
Wie lasse ich eine Teams-Besprechung zusammenfassen, auch ohne Copilot?
Die intelligente Zusammenfassung von Microsoft gibt es mit Teams Premium ab 8,70 Euro pro Nutzer und Monat oder mit Microsoft 365 Copilot. Ohne diese Lizenzen kannst du ein externes Tool wie jamie, tl;dv oder Fireflies nutzen. jamie schreibt botlos auf dem Gerät mit, tl;dv und Fireflies kommen als Bot in den Call.
Kann Fireflies Deutsch?
Ja, aber laut Hersteller nur als Beta-Sprache. Englisch ist die Hauptsprache, mehr als 100 weitere Sprachen, darunter Deutsch, gelten als Beta. Teste Fireflies deshalb mit einer echten deutschen Aufnahme, bevor du dich festlegst.
Ist Fireflies DSGVO-konform?
Fireflies hat ein SOC-2-Typ-II-Zertifikat, eine DSGVO-Erklärung und trainiert nach eigenen Angaben nicht mit Meetingdaten. Eine Speicherung in der EU ist im Standardplan nicht belegt. Ob der Einsatz zulässig ist, hängt von deinem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Rechtsgrundlage und der Information der Teilnehmenden ab.
Was ist eine deutsche Alternative zu Otter.ai?
jamie und tl;dv sind deutsche Anbieter mit EU-Hosting. jamie arbeitet ohne Bot und eignet sich auch für Präsenz-Meetings, tl;dv kommt als Bot in den Call und bindet CRM-Systeme an. Beide haben einen Gratis-Plan zum Testen.
Was kostet tl;dv?
tl;dv hat einen Gratis-Plan mit unbegrenzten Aufnahmen und KI-Notizen für 10 Meetings. Der Pro-Plan kostet 18 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 29 Euro monatlich, der Business-Plan 29 oder 39 Euro. Enterprise gibt es auf Anfrage. Stand: Oktober 2026.
Gibt es ein KI-Meeting-Protokoll für Präsenz-Meetings?
Ja. jamie schreibt auch bei Besprechungen im Raum direkt auf dem Gerät mit, Auch hier gilt: Alle Anwesenden müssen wissen, dass mitgeschrieben wird, und zustimmen.