Microsoft 365 Copilot 2026: Kosten, Copilot Chat, DSGVO und Alternativen

Eine Frage nach „Gehältern“ kann in Copilot Dokumente zutage fördern, die zwar formal freigegeben, aber nie für alle gedacht waren. Nutzt dein Unternehmen Microsoft 365, ist Copilot meist schon auf dem Bildschirm: als Copilot Chat in Edge, Outlook und Teams, oft ohne dass jemand eine Lizenz gekauft hat. Die eigentliche Entscheidung lautet deshalb: Reicht die kostenlose Version, oder lohnt sich die Lizenz, die auf Mails, Dateien und Meetings zugreift? Und was muss vorher in SharePoint passieren?

Die Preise haben wir am 2. Oktober 2026 auf den deutschen Microsoft-Seiten geprüft, alle Angaben gelten zzgl. MwSt. Grundlage sind Herstellerangaben und die Dokumentation auf Microsoft Learn, eigene Tests fließen nicht ein. Lies den Abschnitt zu Berechtigungen und Oversharing, bevor du auch nur eine Lizenz kaufst. Am Ende des Artikels steht eine Prompt-Vorlage, mit der du das Risiko in deinem Tenant testest.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft (Redmond, USA) für Arbeitskonten. Er steckt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote und verbindet drei Dinge: Sprachmodelle, die Daten in Microsoft Graph (Mails, Chats, Kalender, Dokumente) und die Office-Anwendungen.

Ein Hinweis zu den Namen: Laut Microsoft Learn heißt Microsoft 365 Copilot inzwischen Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat entsprechend Microsoft Copilot Chat. Lizenzen, Preisseiten und Admin-Center nutzen in der Übergangszeit teils noch die alten Namen. Wir verwenden hier die Bezeichnungen der deutschen Preisseite.

Es gibt zwei Stufen. Copilot Chat (Basic) ist in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen ohne Aufpreis enthalten. Die Copilot-Lizenz ist ein kostenpflichtiges Add-on, als Copilot Business für bis zu 300 Nutzer oder als Copilot für Großunternehmen.

Für wen lohnt sich Microsoft 365 Copilot?

Die Lizenz lohnt sich für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 arbeiten und viel Zeit in Outlook, Teams-Meetings und Office-Dokumenten verbringen. Der Vorteil ist der Zugriff auf die eigenen Daten: Copilot kann eine Besprechung zusammenfassen, auf frühere Mails verweisen oder eine Präsentation aus einem Word-Dokument entwerfen, ohne dass du Dateien hochlädst.

Ohne Microsoft 365 ist die Frage schnell beantwortet, denn Copilot setzt eine Microsoft-365-Lizenz voraus. Teams auf Google Workspace schauen sich besser Gemini an.

Heikler ist ein anderer Fall: Sind eure Freigaben in SharePoint und OneDrive unübersichtlich, findet Copilot Inhalte, die nie für alle gedacht waren. Dann gilt erst aufräumen, dann lizenzieren. Brauchst du vor allem Webrecherche und Texte, reicht oft Copilot Chat ohne Aufpreis. Und wer Modelle verschiedener Anbieter frei wählen will, ist hier eingeschränkt: Copilot bietet zwar auch Modelle von OpenAI und Anthropic, die Steuerung liegt aber beim Admin und bei Microsoft.

Welche Funktionen hat Microsoft 365 Copilot 2026?

Laut Microsoft Learn und Produktseite:

Copilot Chat (ohne Lizenz)

• Webrecherche und Zusammenfassungen, Texte schreiben und umformulieren.
• Hochgeladene Dateien analysieren, Bilder erzeugen.
• Agenten nutzen, in eingeschränktem Umfang.
• In Outlook: Fragen zu Posteingang, Kalender, Meetings, Chats und einem begrenzten Satz an Dateien.
• Modellwahl mit den Modi Auto, schnelle Antwort und gründliches Nachdenken.
• Standardzugang, das heißt: abhängig von der verfügbaren Kapazität.

Mit Copilot-Lizenz zusätzlich

• Copilot direkt in Word, Excel, PowerPoint und OneNote mit vorrangigem Zugang.
• Breite Auswertung über Mails, Meetings, Kalender, Chats, Dokumente, Sites und Dateien per Microsoft Graph, Work IQ und semantischem Index.
• Fragen über mehrere Quellen hinweg, etwa „Was wurde zum Projekt X in Mails, Chats und Meetings besprochen?“.
• Erweiterte Agenten, Agenten über Copilot Studio und Graph-Konnektoren zu externen Systemen.
• Funktionen von SharePoint Advanced Management für die Vorbereitung: Laut Microsoft bekommen Admins sie, sobald mindestens ein Nutzer eine Copilot-Lizenz hat.

Wo stößt Copilot an Grenzen?

Microsoft schreibt selbst, dass KI-Antworten nicht zu 100 Prozent faktisch korrekt sind und vor dem Versand geprüft werden müssen. Die Qualität hängt stark von der Datenlage ab: Veraltete Dokumente, doppelte Versionen und verwaiste Sites landen genauso in den Antworten wie aktuelle Inhalte. Copilot Chat ohne Lizenz läuft mit Standardzugang, bei hoher Auslastung kann die Leistung schwanken. Und die laufenden Umbenennungen machen interne Schulungsunterlagen schnell veraltet.

Berechtigungen und Oversharing: der wichtigste Punkt vor dem Rollout

Copilot zeigt laut Microsoft nur Daten, für die ein Nutzer mindestens Leserechte hat. Das klingt beruhigend. In der Praxis ist genau das der kritischste Punkt: Viele Unternehmen haben über Jahre Dateien mit „Jeder in der Organisation“ geteilt, Berechtigungen vererbt und Sites ohne Besitzer stehen lassen.

Bisher fiel das nicht auf, weil niemand gezielt danach gesucht hat. Copilot wertet diese Inhalte aber aktiv aus. Eine Frage nach „Gehältern“ oder „Kündigungen“ kann dann Dokumente zutage fördern, die zwar formal freigegeben, aber nie für alle gedacht waren.

Microsoft empfiehlt für die Vorbereitung Werkzeuge aus SharePoint Advanced Management:

• Content Management Assessment: findet möglicherweise übermäßig geteilte Inhalte, verwaiste und inaktive Sites.
• Freigabeeinstellungen anpassen: SharePoint steht laut Microsoft standardmäßig auf der freizügigsten Option.
• Data-Access-Governance-Berichte: zeigen Sites mit Freigaben für „Jeder außer externen Benutzern“ und viele Freigabelinks.
• Restricted Access Control: beschränkt eine Site auf eine bestimmte Gruppe.
• Restricted Content Discovery: nimmt sensible Sites aus Copilot und der organisationsweiten Suche heraus, ohne die Berechtigungen zu ändern.
• Lebenszyklus-Richtlinien und Archiv: inaktive Inhalte archivieren, damit Copilot aktuelle Daten nutzt.

Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist das der Teil, der am meisten Zeit kostet. Plane ihn ein, bevor du Lizenzen kaufst.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Stand: 2. Oktober 2026, Preise zzgl. MwSt., Quellen: microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/business und /enterprise.

Der Aktionspreis von 15,60 € gilt laut Microsoft vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur im Jahresabo, nur im ersten Jahr und für Kunden mit berechtigtem Business-Tarif. Wichtig für den Vergleich mit eigenständigen Assistenten: Copilot ist ein Add-on. Die Kosten pro Nutzer setzen sich aus der Microsoft-365-Lizenz und dem Copilot-Preis zusammen. Die Pakete zeigen den kombinierten Preis.

Gibt es Microsoft 365 Copilot kostenlos?

Ja, als Copilot Chat. Für Arbeitskonten gilt Enterprise Data Protection, Prompts und Antworten werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Wir würden mit Copilot Chat anfangen und erst Lizenzen kaufen, wenn das Team damit Erfahrungen gesammelt hat.

Die Grenzen: keine breite Auswertung der Firmendaten außerhalb von Outlook, kein Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote, Standardzugang ohne Vorrang. Achtung beim privaten Copilot mit Microsoft-Konto: Der gilt nicht als Arbeitskonto mit Enterprise Data Protection.

Gibt es Microsoft 365 Copilot auf Deutsch?

Ja. Copilot arbeitet in den deutschen Office-Anwendungen, versteht und schreibt Deutsch, die Produktseiten sind auf Deutsch. Bei Fachbegriffen und Tonalität solltest du wie bei jedem Assistenten gegenlesen.

Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform?

Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Copilot ist außerdem ein EU-Data-Boundary-Dienst, EU-Datenverkehr bleibt also innerhalb der Grenze.

Mit einer Ausnahme, die du kennen solltest: Modelle von Anthropic, die Microsoft als Unterauftragsverarbeiter in Copilot einsetzt, sind derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen. Admins entscheiden, ob diese Modelle genutzt werden.

Prompts und Antworten werden als Aktivitätsverlauf gespeichert, lassen sich mit Purview durchsuchen und mit Aufbewahrungsrichtlinien steuern. Vertragsgrundlage ist das Microsoft Products and Services DPA. An Zertifikaten nennt Microsoft für Copilot unter anderem DSGVO, ISO 27001, ISO 27018 und ISO 42001.

Vor- und Nachteile

Vorteile

• Tiefste Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit den bestehenden Berechtigungen.
• Copilot Chat ohne Aufpreis als Einstieg mit Enterprise Data Protection.
• EU Data Boundary für Copilot, mit klar benannter Ausnahme.
• Werkzeuge aus SharePoint Advanced Management gegen Oversharing laut Microsoft mit der Copilot-Lizenz enthalten.

Nachteile

• Nur als Add-on zu einer Microsoft-365-Lizenz, die Gesamtkosten liegen über dem Copilot-Preis.
• Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf: ohne aufgeräumte Berechtigungen ein echtes Risiko.
• Anthropic-Modelle derzeit außerhalb der EU Data Boundary.
• Ständige Umbenennungen und Lizenzvarianten machen das Angebot schwer zu durchschauen.

Welche Alternativen zu Microsoft 365 Copilot gibt es?

• Gemini in Google Workspace: das Gegenstück für Google Workspace, in den Tarifen enthalten.
• ChatGPT Business: eigenständiger Assistent mit Anbindung an Microsoft 365, Erweiterungen für Word, Excel und PowerPoint. Zum ChatGPT-Porträt.
• Claude Team: eigenständiger Assistent mit Erweiterung für Microsoft 365. Zum Claude-Porträt.
• Langdock: Plattform mit mehreren Modellen, Hosting in der EU, Add-ins für Outlook und Excel. Zum Langdock-Porträt.

Alle Assistenten mit Preisen und Datenschutz nebeneinander findest du im Vergleich der KI-Assistenten.

So startest du mit Microsoft 365 Copilot

1. Mit Copilot Chat beginnen: Prüfe, ob eure Lizenzen berechtigt sind, und gib Copilot Chat frei. So sammelt das Team Erfahrungen ohne Zusatzkosten.
2. Regeln festlegen: Welche Daten dürfen in Prompts, wer prüft Ergebnisse, wie geht ihr mit Meeting-Zusammenfassungen um.
3. Berechtigungen aufräumen: Content Management Assessment starten, Freigaben „Jeder in der Organisation“ prüfen, sensible Sites mit Restricted Content Discovery schützen.
4. Pilotgruppe lizenzieren: Erst 5 bis 10 Personen mit viel Outlook- und Meeting-Arbeit, dann entscheiden.
5. Betriebsrat und Datenschutz einbinden, bevor Meeting-Funktionen breit genutzt werden.
6. Agenten gezielt aufbauen: Für wiederkehrende Aufgaben eigene Agenten mit klarer Datenquelle. Mehr dazu im Ratgeber eigene KI-Assistenten bauen.

Fasse zusammen, was in den letzten zwei Wochen zum Projekt Website-Relaunch in meinen Mails, Teams-Chats und Meetings besprochen wurde. Gliedere nach Entscheidungen, offenen Punkten und Fristen und nenne zu jedem Punkt die Quelle. Wenn sich Aussagen widersprechen, weise darauf hin.

Welche Dokumente zu Gehältern, Kündigungen, Personalgesprächen oder Verträgen kann ich finden? Nenne nur Titel und Speicherort, keine Inhalte.

Die zweite Vorlage ist für Admins in der Pilotphase gedacht: Mit einem normalen Testkonto zeigt sie, welche sensiblen Inhalte Copilot für gewöhnliche Nutzer auffindbar macht.

Liefert dieser Test zu Gehältern und Kündigungen keine Treffer mehr, hast du das größte Risiko vom Anfang entschärft.