n8n 2026: Kosten, Self-Hosting, Lizenz, DSGVO und Alternativen

Ein Workflow mit fünf Schritten, der 2.000-mal im Monat läuft, verbraucht bei Make.com 10.000 Credits, bei n8n nur 2.000 Executions. n8n (gesprochen „n-eight-n“) verbindet deine Software zu Workflows: Ein Formular geht ein, n8n legt den Kontakt im CRM an, lässt eine KI die Anfrage einordnen und schreibt eine Nachricht in den Teamchat. Das Besondere ist die Kombination aus EU-Cloud, kostenlosem Self-Hosting und einer Abrechnung pro Workflow-Lauf.

In diesem Porträt erfährst du, was n8n kostet, was eine Execution ist, was die Sustainable Use License erlaubt und wo die Grenzen liegen. Die Preise haben wir am 3. Oktober 2026 auf n8n.io geprüft. Den direkten Vergleich mit Make.com, Zapier und anderen findest du im Artikel Make vs. Zapier vs. n8n.

Warum die Abrechnung pro Lauf so viel ausmacht, rechnen wir dir im Abschnitt „Was ist eine Execution?“ an genau diesem Beispiel vor.

Was ist n8n?

n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung der n8n GmbH mit Sitz in Berlin. Du baust Abläufe in einem visuellen Editor aus sogenannten Nodes zusammen: Ein Trigger startet den Workflow (Webhook, Zeitplan, neue E-Mail, neuer Datensatz), danach folgen Aktionen in anderen Apps, Bedingungen, Schleifen und bei Bedarf eigener Code in JavaScript oder Python.

Laut n8n gibt es rund 2.285 fertige Integrationen. Für alles andere gibt es den HTTP-Request-Node, mit dem du jede Software mit Schnittstelle ansprechen kannst. Dazu kommen KI-Bausteine: Agent-Nodes, Verbindungen zu Sprachmodellen und MCP, also das Protokoll, über das KI-Assistenten Werkzeuge aufrufen.

n8n gibt es in zwei Formen:

• n8n Cloud: n8n betreibt die Software für dich, die Daten liegen laut Anbieter in Frankfurt.
• Self-Hosted: Du installierst n8n auf einem eigenen Server. Die Community Edition ist kostenlos, Business und Enterprise brauchen einen Lizenzschlüssel.

Für wen lohnt sich n8n?

n8n passt gut zu dir, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Deine Workflows haben viele Schritte. Weil n8n pro Lauf abrechnet, kostet ein Workflow mit 20 Schritten genauso viel wie einer mit drei. Bei Zapier und Make.com steigen die Kosten mit jedem Schritt.
• Du willst KI-Agenten in Abläufe einbauen. Agent-Nodes, Modell-Anbindungen und MCP gehören bei n8n zum Kern, auch im Starter-Plan.
• Deine Daten sollen in Deutschland bleiben. Die Cloud läuft in Frankfurt, beim Self-Hosting bleibt alles auf deinem Server.
• Jemand im Team kann etwas Technik. JSON lesen, eine API-Dokumentation verstehen, einen Fehler im Workflow nachverfolgen: Das macht n8n deutlich angenehmer.

Weniger gut passt n8n, wenn niemand im Team Lust auf Technik hat, wenn du eine deutsche Oberfläche brauchst oder wenn du nur ein paar einfache Zwei-Schritt-Automatisierungen zwischen gängigen SaaS-Apps willst. Dafür sind Zapier oder Make.com schneller eingerichtet.

Welche Funktionen hat n8n 2026?

Visueller Workflow-Editor: Nodes werden per Drag-and-drop verbunden. Du siehst nach jedem Testlauf die Ein- und Ausgabedaten jedes Schritts. Das hilft bei der Fehlersuche, setzt aber voraus, dass du mit Datenstrukturen umgehen kannst.

Code, wo nötig: Im Code-Node schreibst du JavaScript oder Python, wenn kein fertiger Baustein passt. Der HTTP-Request-Node spricht jede REST-Schnittstelle an.

KI-Agenten und KI-Nodes: Laut Preisseite sind Agents, MCP und AI-Nodes schon im Starter-Plan enthalten. Du verbindest einen Agenten mit einem Sprachmodell, gibst ihm Werkzeuge (zum Beispiel „Kontakt im CRM suchen“ oder „Kalender prüfen“) und lässt ihn entscheiden, welches Werkzeug er wann nutzt. Die Modellkosten zahlst du in der Regel über eigene API-Schlüssel beim Modellanbieter.

KI-Assistent im Editor: Die Cloud-Pläne enthalten AI-Credits für den eingebauten Assistenten, der beim Bauen hilft: 1.600 pro Monat im Starter-Plan, bis zu 9.600 im Pro-Plan.

Projekte, Rollen und Versionen: Je nach Plan teilst du Workflows in Projekten, vergibst Admin-Rollen (ab Pro) und siehst die Workflow-Historie (ab Pro). Git-Versionierung, SSO, SAML und LDAP gibt es ab Business.

Parallele Ausführungen: Starter erlaubt 5 gleichzeitige Executions, Pro 20 bis 50. Das ist relevant, wenn viele Webhooks gleichzeitig eintreffen.

Was ist eine Execution?

Die Execution ist die Abrechnungseinheit von n8n, und sie ist der wichtigste Grund, warum Teams wechseln. n8n definiert sie so: Eine Execution ist ein einzelner Lauf deines gesamten Workflows. Wie viele Schritte der Workflow hat und wie viele Daten er verarbeitet, spielt keine Rolle.

Ein Beispiel: Ein Workflow wird durch ein Kontaktformular ausgelöst, legt den Kontakt im CRM an, lässt eine KI die Anfrage klassifizieren, schreibt in eine Tabelle und schickt eine Slack-Nachricht. Läuft er 2.000-mal im Monat, verbraucht er bei n8n 2.000 Executions. Bei Zapier wären es 8.000 Tasks (vier Aktionen, der Trigger zählt dort nicht), bei Make.com 10.000 Credits (fünf Module inklusive Trigger).

Damit sind 2.000 Läufe bei n8n im Starter-Plan (2.500 Executions) abgedeckt. Probiere selbst aus, wie sich Läufe und Schritte auf die Kosten auswirken:

Was kostet n8n?

Stand: 3. Oktober 2026, Preise laut n8n.io in Euro, zzgl. MwSt. Alle Pläne enthalten laut n8n unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Workflows und alle Integrationen.

Bei jährlicher Zahlung sparst du laut n8n rund 17 Prozent. Die Monatspreise von 24 € und 60 € zeigt die Preisseite bei Umstellung auf monatliche Zahlung.

Gibt es n8n kostenlos?

Ja, auf zwei Wegen:

1. Community Edition: Selbst gehostet ist n8n kostenlos. Du zahlst nur deinen Server. Laut n8n hat das Projekt auf GitHub über 200.000 Sterne, entsprechend groß ist die Community mit Anleitungen und Vorlagen.
2. Cloud-Testphase: Die Testphase enthält Pro-Funktionen, 1.000 Executions und 800 Assistant-Credits, ohne Kreditkarte. Für den Business-Plan gibt es 14 Tage Test, dort mit Kreditkarte.

Einen dauerhaft kostenlosen Cloud-Plan gibt es nicht.

Self-Hosting: Was du wissen musst

Self-Hosting ist der Grund, warum viele Firmen in Deutschland bei n8n landen. Die Software läuft dann auf deinem eigenen Server, zum Beispiel per Docker bei einem deutschen Hoster oder im eigenen Rechenzentrum. Daten und Zugangsdaten verlassen deine Infrastruktur nur, wenn ein Workflow sie an eine externe App schickt.

Was du dafür brauchst:

• Server: eine virtuelle Maschine oder ein Docker-Host. Für produktive Nutzung empfiehlt sich eine eigene Datenbank (n8n unterstützt PostgreSQL).
• Betrieb: Updates einspielen, Backups einrichten, HTTPS, Zugriffsschutz und Monitoring. Das ist laufende Arbeit, die in der Cloud n8n übernimmt.
• Lizenzschlüssel für Zusatzfunktionen: Business- und Enterprise-Funktionen wie SSO laufen auch selbst gehostet nur mit Lizenz. Laut n8n meldet sich eine lizenzierte Instanz täglich beim Lizenzserver.

Die Rechnung lohnt sich vor allem bei hohem Volumen. Wer mehr als 10.000 Läufe im Monat hat, landet in der Cloud schnell bei Business oder Enterprise. Selbst gehostet gibt es in der Community Edition keine Execution-Grenze durch die Lizenz, nur die Leistung deines Servers begrenzt.

Was erlaubt die Sustainable Use License?

Die Community Edition steht unter der Sustainable Use License. Laut Lizenztext darfst du n8n nur für eigene interne Geschäftszwecke oder für private und nicht kommerzielle Zwecke nutzen und verändern. Weitergeben darfst du die Software nur kostenlos und für nicht kommerzielle Zwecke. Dateien mit „.ee.“ im Namen fallen unter eine separate Enterprise-Lizenz.

Was das praktisch heißt, erklärt n8n in seiner Lizenz-FAQ. Die Faustregel dort: Wenn Workflows nur von dir oder Menschen in deiner Organisation erstellt oder geändert werden, darfst du n8n kostenlos unter der Community-Lizenz nutzen.

Erlaubt laut FAQ:

• n8n für den eigenen Betrieb einsetzen, auch mit mehreren Instanzen
• für Kunden Automatisierungen auf deiner Instanz bauen, solange die Kunden sie nicht selbst erstellen oder ändern können
• Kunden Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung in Rechnung stellen
• n8n im Hintergrund deines eigenen Produkts nutzen, wenn Nutzer nur die fertigen Automatisierungen auslösen

Nicht erlaubt laut FAQ:

• n8n als Dienst hosten, in dem Kunden eigene Workflows bauen
• externe Nutzer über eine eigene Oberfläche, die API, MCP oder einen KI-Agenten eigene Workflows konfigurieren lassen
• den Code forken, um ein eigenes Automatisierungsprodukt zu starten
• n8n umlabeln und als eigenes Produkt anbieten
• Enterprise-Funktionen ohne Enterprise-Lizenz nutzen

Wichtig: Die Sustainable Use License ist keine Open-Source-Lizenz im Sinne der Open Source Initiative, auch wenn der Code öffentlich ist. Für Agenturen und Softwarehersteller, die n8n in ein eigenes Angebot einbauen wollen, ist das der zentrale Prüfpunkt. Im Zweifel verweist n8n auf license@n8n.io.

Gibt es n8n auf Deutsch?

Nein, offiziell nicht. Die Oberfläche wird nur mit englischer Sprachdatei ausgeliefert. Beim Self-Hosting kannst du über die Umgebungsvariable N8N_DEFAULT_LOCALE eigene Übersetzungen einbinden, eine fertige deutsche Übersetzung gehört aber nicht zum Lieferumfang. Dokumentation, Vorlagen und Support sind ebenfalls englisch.

Deine Workflows selbst können natürlich deutsche Inhalte verarbeiten: E-Mails, Formulare und KI-Antworten auf Deutsch sind kein Problem. Nur die Bedienoberfläche bleibt englisch.

Ist n8n DSGVO-konform?

n8n bringt für den Datenschutz gute Voraussetzungen mit. Ob dein konkreter Einsatz DSGVO-konform ist, hängt aber von deinen Daten, deinem Auftragsverarbeitungsvertrag und den angebundenen Diensten ab.

Ein Punkt wird oft übersehen: Auch wenn n8n selbst in Frankfurt läuft, gehen Daten an die Dienste, die du im Workflow anbindest. Schickt ein Workflow Kundendaten an ein US-Sprachmodell oder eine US-App, gelten für diesen Schritt deren Bedingungen. Prüfe deshalb jeden Workflow einzeln: Welche Daten fließen wohin, und gibt es dafür einen Vertrag?

Vor- und Nachteile von n8n

Vorteile

• Abrechnung pro Workflow-Lauf, egal wie viele Schritte
• Self-Hosting ohne Lizenzgebühr in der Community Edition
• EU-Cloud in Frankfurt, Anbieter aus Berlin
• Starke KI-Agenten-Funktionen schon im Einstiegsplan
• Code-Node und HTTP-Request für alles, was keine fertige Integration hat
• Unbegrenzte Nutzer und Workflows in allen Plänen

Nachteile

• Nur englische Oberfläche und Dokumentation
• Technischer als Zapier und Make.com, steilere Lernkurve
• Sustainable Use License ist keine Open-Source-Lizenz nach OSI und schränkt Angebote für Dritte ein
• Self-Hosting bedeutet eigenen Aufwand für Updates, Backups und Sicherheit
• Business-Plan bisher nur selbst gehostet, Cloud-Sprung von Pro zu Enterprise

Welche Alternativen zu n8n gibt es?

• Make.com: visueller und einsteigerfreundlicher, mit wählbarem EU-Rechenzentrum. Zählt jeden Schritt, ist im kleinsten Plan aber sehr günstig. Mehr im Make.com-Porträt.
• Zapier: die meisten Integrationen und der einfachste Einstieg, aber bei Volumen am teuersten und ohne EU-Hosting. Mehr im Zapier-Porträt.
• Activepieces: Open Source unter MIT-Lizenz, ebenfalls Abrechnung pro Lauf und EU-Cloud in Frankfurt. Weniger Integrationen als n8n.
• Power Automate: naheliegend, wenn deine Firma auf Microsoft 365 setzt. Deutsche Oberfläche, Lizenz pro Nutzer statt pro Lauf.

Alle fünf Tools mit Beispielrechnung findest du im Vergleich Make vs. Zapier vs. n8n.

So startest du mit n8n

1. Einen konkreten Ablauf auswählen. Nimm etwas, das heute regelmäßig von Hand passiert, zum Beispiel neue Formular-Anfragen ins CRM übertragen. Schreib die Schritte auf.
2. Cloud-Testphase starten. Für den Anfang reicht die Cloud ohne Kreditkarte. Self-Hosting lohnt sich erst, wenn klar ist, dass n8n zu euch passt.
3. Mit einer Vorlage beginnen. n8n bietet eine große Sammlung an Workflow-Vorlagen. Such eine, die deinem Ablauf ähnelt, und passe sie an.
4. Zugangsdaten anlegen. Verbinde die Apps über Credentials. Gib nur die Rechte frei, die der Workflow wirklich braucht.
5. Schritt für Schritt testen. Führe jeden Node einzeln aus und prüfe die Ausgabedaten. Erst wenn alles stimmt, den Workflow aktivieren.
6. Fehlerbehandlung einbauen. Lege einen Error-Workflow an, der dich bei Fehlern per E-Mail oder Chat benachrichtigt.
7. Verbrauch beobachten. Schau nach zwei Wochen, wie viele Executions angefallen sind, und wähle danach den Plan.

Wenn du einen KI-Assistenten beim Bauen nutzt, hilft eine präzise Beschreibung des Ablaufs:

Ich möchte in n8n folgenden Ablauf automatisieren: Wenn über unser Website-Formular eine Anfrage eingeht, soll der Kontakt im CRM angelegt oder aktualisiert werden, eine KI soll die Anfrage in die Kategorien Angebot, Support oder Sonstiges einordnen, und das Vertriebsteam bekommt bei Kategorie Angebot eine Nachricht im Teamchat.
Schlage mir die Nodes in der richtigen Reihenfolge vor, nenne für jeden Node die wichtigsten Einstellungen und sag mir, wo ich Fehlerbehandlung einbauen sollte. Weise mich darauf hin, an welchen Stellen personenbezogene Daten an externe Dienste gehen.

n8n im Video

Im offiziellen Video erklärt n8n, wann ein KI-Agent sinnvoll ist und wann ein klassischer Workflow mit KI-Schritt reicht:

Fazit

n8n ist 2026 die stärkste Wahl für Teams, die viele mehrstufige Workflows und KI-Agenten betreiben und ihre Daten in Deutschland halten wollen. Die Abrechnung pro Lauf macht lange Workflows günstig, Self-Hosting macht sehr hohe Volumen bezahlbar. Dafür brauchst du etwas Technik-Know-how und musst mit einer englischen Oberfläche leben. Wer nur einfache Verbindungen zwischen Standard-Apps braucht, ist mit Make.com oder Zapier schneller am Ziel.

Je mehr Schritte deine Workflows haben, desto deutlicher wird der Unterschied aus dem Formular-Beispiel vom Anfang: 2.000 Executions bei n8n gegen 10.000 Credits bei Make.com.