Prompts für den Arbeitsalltag: 26 Vorlagen für ChatGPT, Claude und Copilot
Prompt-Vorlagen für Wissensmanagement, Teams und schnelle KI-Erfolge.
Diese Vorlagen stammen aus unseren Ratgebern. Unter jedem Prompt steht, in welchem Artikel du die Anleitung dazu findest.
26 Prompts
Ich bin neu im Team [Teamname] und arbeite als [Rolle]. Beantworte meine Fragen nur mit Informationen aus unseren internen Dokumenten. Nenne zu jeder Aussage das Dokument und, wenn möglich, den Abschnitt. Wenn du keine Quelle findest, schreib: „Dazu habe ich nichts in den Unterlagen gefunden“ und sag mir, wen ich fragen kann, falls ein Ansprechpartner genannt ist. Meine erste Frage: [z. B. Wie läuft eine Urlaubsbeantragung ab und wer gibt sie frei?]
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Wir erstellen ein Angebot für [Kunde/Branche] zum Thema [Leistung]. Durchsuche unsere Angebote der letzten [Zeitraum] im Ordner [Ordnername]. Liste die drei ähnlichsten Angebote auf, jeweils mit: Kunde, Datum, Leistungsumfang in zwei Sätzen, Preis oder Preisspanne, Besonderheiten im Vertrag. Markiere, welche Preise älter als zwölf Monate sind. Erfinde keine Zahlen. Wenn ein Preis fehlt, schreib „nicht im Dokument“.
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Ich plane Folgendes: [Vorhaben, z. B. eine Dienstreise nach London mit Hotel für 220 Euro pro Nacht]. Prüfe anhand unserer aktuellen Richtlinien, ob das erlaubt ist. Gib mir: 1. die Antwort in einem Satz (erlaubt, nicht erlaubt, unklar), 2. die einschlägige Regel im Wortlaut, 3. das Dokument mit Datum oder Version. Wenn es mehrere Fassungen einer Richtlinie gibt, nimm die neueste und weise auf die ältere hin.
Ich übergebe das Projekt [Projektname] an [Name/Rolle]. Erstelle aus den Dokumenten, Mails und Protokollen zu diesem Projekt ein Übergabedokument mit diesen Abschnitten: Ziel und Auftraggeber, aktueller Stand, offene Aufgaben mit Fälligkeit, Entscheidungen der letzten drei Monate mit Datum, Risiken, wichtige Kontakte, Ablageorte. Nenne bei jeder Aussage die Quelle. Schreib am Ende eine Liste mit Punkten, die in den Unterlagen fehlen und die ich mündlich übergeben sollte.
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Hier sind [Anzahl] Support-Tickets aus [Zeitraum] (oder: Durchsuche die Tickets im Projekt [Name]). Finde die zehn häufigsten Fragen unserer Kunden. Formuliere jede Frage so, wie ein Kunde sie stellen würde, und schreib eine Antwort mit höchstens vier Sätzen, die sich nur auf die Lösungen in den Tickets stützt. Gib zu jeder Frage an, wie oft sie vorkam, und verweise auf zwei Beispiel-Tickets. Entferne Namen, E-Mail-Adressen und Kundennummern aus allen Antworten.
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Fasse das Protokoll oder Transkript von [Meeting, Datum] für unsere Wissensablage zusammen. Gliederung: Entscheidungen (mit Begründung), Aufgaben (wer, was, bis wann), offene Fragen, neue Fakten, die für andere Teams wichtig sind. Schreib sachlich und ohne Wertungen über Personen. Schlag am Ende vor, in welchem bestehenden Dokument oder Wiki-Bereich die neuen Fakten ergänzt werden sollten.
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Ich teste unsere Wissensbasis zum Thema [Thema]. Beantworte die folgenden Fragen nur aus unseren Dokumenten und gib zu jeder an: Antwort, Quelle, Datum der Quelle. Wenn du keine Quelle findest oder die Quellen sich widersprechen, schreib das ausdrücklich. [Frage 1] [Frage 2] [Frage 3]
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Du beantwortest Fragen von Mitarbeitenden der [Firma] zum Thema [Bereich]. Nutze ausschließlich die angebundenen Dokumente. Allgemeinwissen nur, wenn ich ausdrücklich danach frage, und dann gekennzeichnet. Antworte auf Deutsch, kurz und konkret. Nenne immer die Quelle mit Dokumentname. Wenn mehrere Fassungen existieren, nutze die mit dem neuesten Datum und erwähne das. Wenn du nichts findest, sag das und verweise auf [Ansprechpartner oder Kanal]. Gib keine personenbezogenen Daten Dritter wieder, auch wenn sie in den Dokumenten stehen.
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Du bist Assistenz der Geschäftsführung. Erstelle aus den angehängten Unterlagen eine Entscheidungsvorlage auf einer Seite. Gliederung: Ausgangslage in drei Sätzen. Zwei bis drei Optionen mit Kosten, Aufwand, Chancen und Risiken. Offene Fragen. Deine Empfehlung mit Begründung. Nutze nur Angaben aus den Unterlagen. Kennzeichne jede Zahl mit der Quelle (Dateiname und Seite). Wenn eine Angabe fehlt, schreib „fehlt“ statt zu schätzen.
Wir planen folgendes Vorhaben: [Beschreibung in drei bis fünf Sätzen, Budget, Zeitraum]. Stell dir vor, es ist ein Jahr später und das Vorhaben ist gescheitert. Nenne die sieben wahrscheinlichsten Gründe, geordnet nach Wahrscheinlichkeit. Schreib zu jedem Grund: ein frühes Warnsignal, an dem wir es in den ersten drei Monaten erkennen würden, und eine Maßnahme, die wir heute ergreifen können. Sei direkt. Schreib keine allgemeinen Risiken, die für jedes Projekt gelten.
Hier ist ein Artikel von uns: [Text einfügen]. Erstelle daraus: drei LinkedIn-Posts mit je einem anderen Einstieg (eine Zahl, eine Frage, ein konkretes Beispiel), einen Newsletter-Abschnitt mit 120 Wörtern und Betreffzeile, zwei Instagram-Captions mit maximal 300 Zeichen. Übernimm nur Aussagen, die im Artikel stehen. Keine Emojis, keine Hashtag-Listen, keine Wörter wie „revolutionär“ oder „Gamechanger“. Hier zwei Posts in unserem Stil als Orientierung: [Beispiele einfügen].
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Ich habe einen Termin mit [Firma, Website] und spreche mit der Person in der Rolle [Rolle]. Erstelle ein Briefing für maximal eine Seite: Was macht das Unternehmen, für wen, wie groß ist es. Was hat sich in den letzten zwölf Monaten geändert (Personal, Produkte, Standorte, Finanzierung). Drei vermutete Herausforderungen, die zu unserem Angebot [Angebot in einem Satz] passen. Fünf offene Fragen für das Gespräch. Gib zu jeder Tatsache die Quelle mit Link an. Trenne klar zwischen Fakten und Vermutungen.
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Schreib aus diesen Gesprächsnotizen eine Follow-up-Mail an [Name, Rolle]: [Notizen einfügen]. Aufbau: ein Satz Dank mit Bezug auf einen konkreten Gesprächspunkt. Die drei wichtigsten Anforderungen des Kunden in seinen eigenen Worten. Was wir als Nächstes liefern, bis wann. Was wir vom Kunden brauchen. Ein Terminvorschlag. Maximal 180 Wörter, Sie-Form, keine Werbesprache. Übernimm keine Zusagen, die nicht in den Notizen stehen.
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Schreib eine Stellenanzeige für die Position [Titel] in [Ort, Remote-Anteil]. Eckdaten: Aufgaben [Stichpunkte], Muss-Anforderungen [maximal fünf], Kann-Anforderungen [maximal drei], was wir bieten [Stichpunkte], Gehaltsspanne [Spanne], Ansprechperson [Rolle]. Aufbau: Einstieg mit zwei Sätzen, warum es die Stelle gibt. Aufgaben, Anforderungen, Angebot, Ablauf der Bewerbung. Du-Form, kurze Sätze, keine Floskeln wie „dynamisches Team“. Prüfe den Text danach auf Formulierungen, die nach dem AGG problematisch sein könnten, und liste sie getrennt auf.
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Hier sind 30 anonymisierte Kundenanfragen aus den letzten Wochen: [Anfragen einfügen]. Gruppiere sie in Anliegen und nenne, wie oft jedes Anliegen vorkommt. Schreib für die zehn häufigsten Anliegen je eine Antwortvorlage mit Platzhaltern in eckigen Klammern für Name, Bestellnummer und Datum. Nutze für Fristen und Bedingungen ausschließlich diese Angaben: [Rückgabe, Lieferzeit, Erreichbarkeit]. Ton: freundlich, klar, Sie-Form, maximal 120 Wörter pro Antwort.
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Fasse den angehängten Vertrag als Tabelle zusammen: Vertragsparteien, Laufzeit, Kündigungsfrist und Form, automatische Verlängerung, Preis und Preisanpassung, Zahlungsbedingungen, Haftung und Haftungsgrenzen, Gerichtsstand, Datenschutz und Auftragsverarbeitung. Zitiere zu jedem Punkt die Klausel mit Nummer. Steht ein Punkt nicht im Vertrag, schreib „nicht geregelt“. Liste danach Klauseln auf, die für uns als [Kunde oder Dienstleister] ungewöhnlich oder nachteilig wirken, mit kurzer Begründung.
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Hier ist eine ungeordnete Beschreibung, wie wir [Prozess] erledigen: [Stichpunkte oder Transkript einfügen]. Erstelle daraus eine Arbeitsanweisung: Zweck in einem Satz, Auslöser, benötigte Zugänge und Dateien, nummerierte Schritte mit genau einer Handlung pro Schritt, typische Fehler, wer bei Problemen hilft. Wenn ein Schritt in meiner Beschreibung unklar ist oder fehlt, erfinde nichts. Schreib stattdessen eine Frage an mich in eckige Klammern an die Stelle.
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Fasse diesen Mail-Verlauf zusammen: [Verlauf einfügen oder Mail auswählen]. Gliederung: Worum geht es in einem Satz. Was ist entschieden, mit Datum und Person. Was ist offen und wer ist am Zug. Welche Fristen gibt es. Was wird von mir erwartet. Schreib danach einen Antwortentwurf mit maximal 100 Wörtern, der die offenen Punkte klärt. Erfinde keine Zusagen.
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Lies alle Notizen im Ordner Journal mit einem Datum dieser Woche (Montag bis Sonntag). Schreib daraus einen Wochenrückblick mit den Abschnitten: Was ich erreicht habe, Was offen ist, Was ich gelernt habe, Muster und Auffälligkeiten. Verlinke bei jedem Punkt die Daily Note, aus der er stammt, als Wikilink. Erfinde nichts dazu. Wenn eine Information fehlt, schreib das. Speichere das Ergebnis als neue Notiz im Ordner Journal mit dem Namen Wochenrückblick JJJJ-KW und den Properties type: review und date.
Lies die Notiz, die ich gerade geöffnet habe, und suche im Vault nach Notizen, die inhaltlich dazu passen. Schlag mir bis zu acht Verlinkungen vor. Nenne für jede den Wikilink und in einem Satz den Grund. Ändere noch keine Datei. Warte auf meine Auswahl und füge dann nur die bestätigten Links im Abschnitt Verwandt am Ende der Notiz ein.
Hier ist meine Meeting-Mitschrift. Extrahiere daraus: Entscheidungen (was wurde beschlossen), Aufgaben im Format: Aufgabe, verantwortliche Person, Frist (wenn genannt, sonst offen), offene Fragen. Schreib Aufgaben als Obsidian-Checkboxen mit eckigen Klammern. Übernimm Namen und Fristen nur, wenn sie in der Mitschrift stehen. Markiere unklare Stellen mit dem Hinweis prüfen.
Lies die Datei im Ordner Quellen, die ich dir nenne. Ändere sie nicht. Schreib eine neue Notiz in 03 Ressourcen mit: Kernaussage in zwei Sätzen, die fünf wichtigsten Gedanken in eigenen Worten, ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag, drei Fragen, mit denen ich mein Verständnis prüfen kann. Setze die Properties type: ressource, quelle (Link auf die Quelldatei) und date. Prüfe, ob es im Vault schon eine Notiz zum gleichen Thema gibt, und verlinke sie.
Suche im Vault alle Notizen mit dem Tag idee oder dem Property type: idee. Gruppiere sie nach Themen und zeig mir, wo sich Ideen ergänzen, widersprechen oder wiederholen. Schlag mir drei neue Ideen vor, die sich aus Kombinationen ergeben, und nenne jeweils die Ausgangsnotizen als Wikilinks. Trenne klar zwischen dem, was in meinen Notizen steht, und deinen eigenen Vorschlägen.
Ich recherchiere zum Thema, das ich dir unten nenne. Lege eine Recherche-Notiz an mit: Fragestellung, Stand meines Wissens (aus meinen Notizen, mit Wikilinks), neue Erkenntnisse aus der Recherche, offene Fragen. Nenne für jede neue Aussage die Quelle als URL. Wenn du keine Quelle hast, lass die Aussage weg. Setze die Properties type: recherche, status: aktiv und date.
Geh alle Notizen im Ordner 00 Inbox durch. Schlag für jede einen Zielordner (01 Projekte, 02 Bereiche, 03 Ressourcen oder 04 Archiv), passende Properties und zwei bis drei Links vor. Zeig mir die Vorschläge als Tabelle. Verschiebe erst, wenn ich sie bestätigt habe. Lösche nichts.
Prüfe den Vault auf: Notizen ohne eingehende oder ausgehende Links, Notizen ohne Properties, doppelte oder fast gleiche Notizen, Aussagen, die sich zwischen Notizen widersprechen, Links auf Notizen, die es nicht gibt. Schreib einen Bericht als neue Notiz Vault-Check JJJJ-MM mit konkreten Vorschlägen. Ändere keine bestehende Notiz ohne meine Zustimmung.
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