Eigene KI-Assistenten bauen: Projekte, GPTs, Gems und Agenten (2026)

Jeder neue Chat beginnt bei null, und du erklärst der KI zum wiederholten Mal, wer eure Firma ist, wie Angebote aussehen und welcher Ton gilt. So nutzen die meisten Teams KI-Assistenten: wie ein leeres Blatt. Eigene Assistenten lösen das. Du legst einmal fest, was der Assistent wissen und können soll, und das ganze Team nutzt ihn.

Alle großen Anbieter haben dafür 2026 eigene Funktionen: Projekte und Skills in ChatGPT und Claude, Gems in Gemini, Agenten in Microsoft 365 Copilot und Langdock. Dieser Ratgeber zeigt, was die Varianten können, führt dich in sechs Schritten zum ersten Assistenten und gibt dir fünf fertige Instruktionen zum Kopieren. Die Funktionen haben wir am 2. Oktober 2026 in den Hilfeseiten der Anbieter geprüft.

Die fünf kompletten Instruktionen, vom Angebots-Assistenten bis zum Meeting-Protokoll, findest du im Abschnitt „Fünf Beispiel-Assistenten“ weiter unten.

Was ist ein eigener KI-Assistent?

Hinter allen Namen steckt dasselbe Prinzip. Den Kern bilden die Instruktionen: ein fester Text, der bei jeder Anfrage mitläuft und Rolle, Aufgabe, Ablauf, Format und Grenzen festlegt. Dazu kommt Wissen in Form von Dateien oder angebundenen Datenquellen, etwa Preislisten, Richtlinien, Beispieltexte oder ein SharePoint-Ordner.

Werkzeuge sind optional. Gemeint sind Websuche, Datenanalyse, Bilderzeugung oder Aktionen in anderen Systemen.

Wie das bei großen Wissensmengen funktioniert, erklärt unser Ratgeber Company Brain.

ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot und Langdock nebeneinander

ChatGPT: Projekte und Skills

In ChatGPT Business ist das Projekt der einfachste Weg zu einem eigenen Assistenten. Ein Projekt bündelt Chats, eigene Anweisungen und Dateien.

Laut OpenAI Help Center können Nutzer in Business, Enterprise und Edu Projekte mit einzelnen Personen oder Workspace-Gruppen teilen und dabei Chat- oder Bearbeitungsrechte vergeben. In ChatGPT Business geht das nur mit Mitgliedern des eigenen Workspaces. In Enterprise und Edu ist das Teilen standardmäßig aus und wird von Admins freigeschaltet.

Für wiederkehrende Abläufe gibt es seit 2026 Skills. Ein Skill ist eine gespeicherte Anleitung, nach der ChatGPT eine Aufgabe jedes Mal gleich erledigt. Skills findest du im Plugin-Bereich der Seitenleiste im Reiter „Skills“.

Laut den Release Notes von OpenAI sind Skills für Enterprise und Edu allgemein verfügbar. Persönliche Skills gibt es laut Drittquellen in allen bezahlten Tarifen. Am 9. Juli 2026 hat OpenAI außerdem das App-Verzeichnis durch ein Plugin-Verzeichnis ersetzt, in dem Skills und Apps gebündelt werden.

Claude: Projects und Skills

In Claude Team sind Projects Arbeitsbereiche mit eigenen Chats, Anweisungen und Wissen. Laut Anthropic stehen sie allen Nutzern zur Verfügung, im kostenlosen Plan bis zu fünf Projekte. Wird das Projektwissen zu groß, schaltet Claude in bezahlten Plänen automatisch in einen RAG-Modus und erweitert die Kapazität laut Anthropic bis auf das Zehnfache.

Im Team- und Enterprise-Plan teilst du Projekte mit „Kann ansehen“ oder „Kann bearbeiten“, einzeln oder für die ganze Organisation. Organisationsinhaber können das Teilen abschalten.

Skills sind Ordner mit Anweisungen, Skripten und Ressourcen, die Claude bei passenden Aufgaben automatisch lädt. Kern ist eine Datei SKILL.md mit einem Namen (bis 64 Zeichen) und einer Beschreibung (bis 200 Zeichen). Die Beschreibung ist entscheidend, denn daran erkennt Claude, wann der Skill passt.

Skills setzen voraus, dass die Code-Ausführung aktiviert ist. Im Team- und Enterprise-Plan kannst du einen Skill direkt mit Kollegen teilen, die ihn dann nutzen, aber nicht bearbeiten können, oder ihn in der Bibliothek der Organisation veröffentlichen. Inhaber können Skills für alle bereitstellen.

Gemini: Gems

Ein Gem ist eine angepasste Version von Gemini. Du legst es unter gemini.google.com in der Seitenleiste über „Gems“ und „Neues Gem“ an. Gemini kann deine Anweisungen auf Wunsch umschreiben und ergänzen.

Als Wissen fügst du Dateien vom Gerät, aus Google Drive oder NotebookLM-Notizbücher hinzu. Vor dem Speichern testest du das Gem in einer Vorschau.

Seit September 2025 lassen sich Gems teilen, und zwar mit derselben Technik wie Dateien in Google Drive. Empfänger können ein Gem nutzen, bearbeiten oder kopieren, je nach Freigabe. Teilbar ist ein Gem laut Google nur, wenn sein Wissen aus hochgeladenen Dateien oder Drive-Dateien besteht.

In Gemini in Google Workspace steuern Admins das Teilen in der Admin-Konsole in den Einstellungen der Gemini-App. Laut Google ist die Funktion in allen Business-Editionen von Workspace verfügbar.

Microsoft 365 Copilot: Agent Builder und Copilot Studio

In Microsoft 365 Copilot baust du eigene Agenten mit dem Agent Builder. Über „Neuer Agent“ beschreibst du in normaler Sprache, was der Agent tun soll, und Copilot füllt die Konfiguration aus. Alternativ konfigurierst du manuell oder startest mit einer Vorlage.

Die wichtigsten Felder laut Microsoft: Name (bis 30 Zeichen), Beschreibung (bis 1.000 Zeichen), Anweisungen (bis 8.000 Zeichen), Wissen und Starter-Prompts. Als Fähigkeiten stehen ein Code-Interpreter für Datenanalysen und ein Bildgenerator bereit. Im Reiter „Ausprobieren“ testest du den Agenten.

Welche Wissensquellen du nutzen kannst, hängt von der Lizenz ab:

Der Agent Builder kann keine Aktionen mit externen Diensten anlegen. Dafür kopierst du den Agenten nach Microsoft Copilot Studio, wo es Konnektoren, Workflows und eigene Aktionen gibt. Für Agenten in Copilot Studio, die auf Unternehmensdaten zugreifen, brauchst du laut Microsoft eine Lizenz oder Pay-as-you-go-Abrechnung.

Langdock: Agents

Langdock ist eine europäische Plattform mit Hosting in der EU, die Modelle mehrerer Anbieter bündelt. Agenten legst du entweder im Gespräch mit dem Agent Builder an, der Anweisungen, Wissen und Aktionen aus deiner Beschreibung ableitet, oder manuell. Die Anweisungen dürfen bis zu 50.000 Zeichen lang sein. Langdock empfiehlt dafür denselben Aufbau wie Google: Persona, Task, Context, Format.

Als Wissen lädst du Dateien hoch, wählst Dateien aus verbundenen Diensten oder hängst per Folder Sync ganze Ordner aus SharePoint, Google Drive, OneDrive oder Confluence Cloud an. Als Fähigkeiten gibt es Websuche, Datenanalyse, Bilderzeugung, Canvas und Aktionen in angebundenen Systemen. Du wählst das Modell und die Kreativität, testest im Testmodus und teilst den Agenten mit dem ganzen Workspace, per Link oder mit Gruppen und Personen als Nutzer oder Editor.

Bevor du den ersten Assistenten anlegst

Am Anfang steht ein konkreter Anwendungsfall, der mindestens wöchentlich vorkommt. Seltener lohnt sich der Aufwand kaum. Dazu brauchst du ein freigegebenes Tool mit Firmenkonto, und für Assistenten, die das Team teilt, kommen nur Business- oder Enterprise-Tarife in Frage.

Das Wissen sollte aufgeräumt sein: aktuelle Dokumente mit klarem Titel und Datum, keine fünf Versionen derselben Preisliste. Sammle außerdem fünf bis zehn echte Testfragen samt der Antwort, die du erwartest. Und leg fest, wer den Assistenten später pflegt.

Schritt 1: Zweck festlegen

Schreib in einem Satz auf, was der Assistent tun soll, für wen und mit welchem Ergebnis. Zum Beispiel: „Der Assistent hilft dem Innendienst, Kundenanfragen zu Lieferzeiten und Rücksendungen in unter zwei Minuten korrekt zu beantworten.“ Wenn du dafür mehr als einen Satz brauchst, sind es wahrscheinlich zwei Assistenten.

Halte auch fest, was der Assistent nicht tun soll. Ein Assistent für Kundenanfragen soll zum Beispiel keine Rabatte zusagen.

Schritt 2: Instruktionen schreiben

Die Instruktionen sind der wichtigste Teil. Sie folgen denselben Prinzipien wie ein guter Prompt, nur ausführlicher, weil sie bei jeder Anfrage gelten. Wir würden sie in sechs Blöcke gliedern:

1. Rolle und Ziel: Wer ist der Assistent, für wen arbeitet er?
2. Ablauf: Welche Schritte geht er durch? Wann fragt er nach?
3. Wissen: Welche Dateien nutzt er wofür? Was tut er, wenn er nichts findet?
4. Format: Länge, Aufbau, Ton, Sprache.
5. Grenzen: Was darf er nicht? An wen verweist er dann?
6. Beispiel: eine kurze Musterantwort.

Alle Grundlagen zu Rolle, Kontext, Format und Beispielen stehen in unserem Ratgeber Prompting für Teams. Microsoft und Langdock bieten an, die Instruktionen aus einer Beschreibung zu erzeugen, Gemini kann vorhandene Anweisungen umschreiben. Nutze das als Entwurf und überarbeite ihn.

Schritt 3: Wissen hinzufügen

Lade nur die Dokumente hoch, die der Assistent für seinen Zweck braucht, und benenne sie klar. Verweise in den Instruktionen auf die Dateinamen, etwa „Für Preise nutzt du ausschließlich Preisliste_2026.pdf“.

Hochgeladene Dateien sind Kopien, und das hat Folgen. Die Zugriffsrechte aus SharePoint oder Drive gehen dabei verloren, und jeder, der den Assistenten nutzt, kann den Inhalt erfragen. Angebundene Quellen mit Rechteprüfung, etwa SharePoint in Copilot oder Folder Sync in Langdock, sind für vertrauliche Inhalte die sicherere Wahl.

Schritt 4: Werkzeuge wählen

Schalte nur ein, was der Zweck erfordert. Websuche ist praktisch für Recherche-Assistenten, kann aber bei einem Assistenten, der nur aus internen Dokumenten antworten soll, zu falschen Antworten führen.

Datenanalyse lohnt sich, wenn Tabellen ausgewertet werden. Aktionen in anderen Systemen, etwa ein Eintrag im CRM, erhöhen den Nutzen und das Risiko. Gib einem Assistenten nur die Rechte, die er braucht.

Schritt 5: Testen

Teste mit deinen fünf bis zehn Testfragen, bevor du teilst. Alle Plattformen haben dafür eine Vorschau oder einen Testmodus. Prüfe vier Dinge:

• Richtig: Stimmt der Inhalt?
• Belegt: Nutzt der Assistent die richtige Datei?
• Format: Hält er Länge, Aufbau und Ton ein?
• Grenzen: Lehnt er ab, was er nicht tun soll, und verweist richtig?

Teste auch Grenzfälle: eine Frage, zu der es keine Information gibt, eine unklare Anfrage und eine Bitte, die gegen die Grenzen verstößt. Wenn eine Antwort falsch ist, prüfe zuerst das Dokument, dann die Instruktionen.

Schritt 6: Teilen und pflegen

Teile den Assistenten zuerst mit einer kleinen Gruppe und sammle zwei Wochen lang Feedback. Gib Bearbeitungsrechte nur der Person, die ihn pflegt.

Danach beginnt die eigentliche Arbeit. Jede Änderung bekommt Datum und Grund, in einer Notiz oder im Beschreibungsfeld. Kommt eine neue Preisliste oder Richtlinie, tauschst du die Datei sofort aus. Einmal im Quartal laufen die Testfragen erneut, und Assistenten, die keiner nutzt, wandern ins Archiv.

Behalte auch die Plattform selbst im Blick. Das Ende der Custom GPTs zeigt, dass Funktionen verschwinden können. Bewahre deine Instruktionen deshalb zusätzlich als Textdatei auf, dann kannst du sie in ein anderes Tool übertragen.

Fünf Beispiel-Assistenten mit kompletten Instruktionen

Die folgenden Instruktionen kannst du direkt in ein Projekt, ein Gem, einen Skill oder einen Agenten kopieren. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und passe Dateinamen an. Sie funktionieren in allen hier genannten Plattformen. Bei Copilot achte auf die Grenze von 8.000 Zeichen.

ROLLE UND ZIEL
Du unterstützt das Vertriebsteam von [Firma] beim Erstellen von Angebotsentwürfen für [Produkte/Leistungen]. Deine Entwürfe werden immer von einem Menschen geprüft und freigegeben.
ABLAUF

Prüfe, ob folgende Angaben vorliegen: Kunde, Ansprechpartner, Bedarf, Menge oder Umfang, gewünschter Termin. Fehlt etwas, frag gezielt nach, bevor du schreibst.
Suche in Angebotsbeispiele.pdf das ähnlichste frühere Angebot und übernimm dessen Aufbau.
Nimm Preise ausschließlich aus Preisliste_[Jahr].pdf. Rabatte setzt du nur ein, wenn der Nutzer sie ausdrücklich nennt.
Schreib den Entwurf.
Liste am Ende alle Annahmen auf, die du getroffen hast.
FORMAT
Gliederung: Einleitung mit Bezug auf das Gespräch, Leistungsbeschreibung, Preise als Tabelle, Termine, Konditionen laut AGB_Auszug.pdf, Abschluss. Sie-Form, sachlich, keine Superlative. Höchstens zwei Seiten.
GRENZEN
Sag keine Lieferzeiten, Sonderkonditionen oder Garantien zu, die nicht in den Dokumenten stehen. Wenn ein Preis fehlt, schreib [PREIS FEHLT] statt einer Schätzung. Bei rechtlichen Fragen verweise an [Ansprechpartner].

ROLLE UND ZIEL
Du entwirfst Antworten auf Kundenanfragen für das Service-Team von [Firma]. Das Team prüft jeden Entwurf vor dem Versand.
WISSEN
Nutze ausschließlich FAQ_Kundenservice.pdf, Rücksendebedingungen.pdf und Lieferzeiten.pdf. Wenn die Antwort dort nicht steht, schreib: „Dazu habe ich keine Information. Bitte klären mit [Team/Kanal].“ Erfinde keine Regeln.
ABLAUF

Erkenne das Anliegen und die Stimmung des Kunden.
Prüfe, welche Regel aus den Dokumenten gilt, und nenne sie zuerst in einer Zeile für das Team, mit Dateiname.
Schreib darunter den Antwortentwurf.
FORMAT
Antwortentwurf mit höchstens 120 Wörtern, Sie-Form, freundlich und konkret, mit einem klaren nächsten Schritt. Keine Floskeln wie „Wir bedauern die Unannehmlichkeiten“. Bei verärgerten Kunden zuerst das Problem konkret anerkennen.
GRENZEN
Keine Erstattungen, Gutscheine oder Ausnahmen zusagen, die nicht in den Dokumenten stehen. Wenn der Kunde mit rechtlichen Schritten droht oder Gesundheit oder Sicherheit betroffen sind, schreib keinen Entwurf. Antworte dann nur: „Bitte an [Teamleitung] weitergeben.“

ROLLE UND ZIEL
Du beantwortest Fragen von Mitarbeitenden von [Firma] zu internen Regeln: Urlaub, Arbeitszeit, Homeoffice, Reisekosten, Weiterbildung, IT-Nutzung und KI-Richtlinie.
WISSEN
Nutze nur die angebundenen Richtlinien. Wenn es mehrere Fassungen gibt, nimm die mit dem neuesten Gültigkeitsdatum und erwähne das. Allgemeines Arbeitsrecht erklärst du nicht.
ANTWORTFORMAT

Die Antwort in ein bis zwei Sätzen.
Die einschlägige Regel im Wortlaut, mit Dokumentname und Abschnitt.
Falls nötig: der nächste Schritt, etwa welches Formular oder wer freigibt.
GRENZEN
Beantworte keine Fragen zu einzelnen Personen, Gehältern oder Personalakten. Gib keine Rechtsberatung. Bei persönlichen Situationen wie Krankheit, Konflikten oder Kündigung verweise freundlich an [HR-Ansprechpartner]. Wenn du keine Regel findest, sag das klar und verweise an [HR-Kanal].
TON
Du-Form, freundlich, kurz. Keine Wertungen.

ROLLE UND ZIEL
Du schreibst Social-Media-Beiträge für [Firma] auf [LinkedIn/Instagram]. Zielgruppe: [Zielgruppe]. Ziel: [z. B. Fachkompetenz zeigen und Anfragen gewinnen].
STIL
Halte dich an Markenleitfaden.pdf. Orientiere dich an Ton, Satzlänge und Aufbau der Beispiele in Beispielposts.pdf, übernimm aber keine Inhalte daraus. Kurze Sätze, konkrete Beispiele, keine Superlative, keine Wörter aus der Liste „Verboten“ im Markenleitfaden. Emojis: [Regel]. Hashtags: höchstens [Anzahl].
ABLAUF

Frag nach Thema, Kernaussage und Quelle, wenn sie fehlen.
Liefere drei Varianten mit unterschiedlichem Einstieg: eine Beobachtung, eine Frage, eine Zahl. Eine Zahl nur, wenn der Nutzer sie mit Quelle geliefert hat.
Schreib unter jede Variante eine Zeile, für welches Ziel sie am besten passt.
FORMAT
[LinkedIn: 120 bis 200 Wörter / Instagram: Caption bis 100 Wörter plus Vorschlag für den Bildinhalt].
GRENZEN
Keine Aussagen über Kunden, Wettbewerber oder Ergebnisse, die nicht belegt sind. Keine erfundenen Zitate oder Erfahrungen. Realistische KI-Bilder von Personen schlägst du nicht vor.

ROLLE UND ZIEL
Du machst aus Meeting-Transkripten oder Notizen von [Team] ein Protokoll, das in fünf Minuten lesbar ist.
ABLAUF

Lies das Transkript vollständig.
Erkenne Entscheidungen, Aufgaben, offene Fragen und wichtige Informationen.
Prüfe bei jeder Aufgabe, ob Verantwortliche und Frist genannt wurden.
FORMAT
Überschrift: Meeting, Datum, Teilnehmende (nur Rollen oder Vornamen, wie im Transkript).
Abschnitt Entscheidungen: Aufzählung, je ein Satz mit Begründung.
Abschnitt Aufgaben: Tabelle mit Aufgabe, verantwortlich, Frist. Fehlt eine Angabe, schreib [OFFEN].
Abschnitt Offene Fragen.
Abschnitt Für andere Teams relevant.
Höchstens eine Seite.
GRENZEN
Schreib sachlich und ohne Wertungen über Personen. Gib keine Zitate wieder, die als persönliche Kritik verstanden werden könnten. Erfinde keine Fristen oder Zuständigkeiten. Wenn das Transkript unklar ist, markiere die Stelle mit [UNKLAR].

Woran eigene Assistenten scheitern

Der häufigste Fehler ist der Assistent für alles. Einer, der Angebote schreibt, HR-Fragen beantwortet und Posts formuliert, macht nichts davon gut. Gib jedem Assistenten genau einen Zweck.

Fast genauso oft sind die Instruktionen zu vage. „Sei hilfreich und professionell“ steuert nichts, ein konkret beschriebener Ablauf mit Format und Grenzen schon. Beim Wissen ist es umgekehrt: Alte Versionen und unpassende Dokumente führen zu falschen Antworten. Lade also nur hoch, was der Zweck verlangt, und nichts Vertrauliches in einen geteilten Assistenten. Hochgeladene Dateien verlieren ihre Rechte, jeder Nutzer kann den Inhalt erfragen.

Die übrigen Fehler passieren nach dem Bauen:

• Ohne Test geteilt: Ein Assistent, der in der ersten Woche falsche Antworten gibt, wird nicht mehr genutzt.
• Kein Besitzer: Ohne Pflege veraltet das Wissen, und der Assistent zitiert die alte Preisliste.
• Instruktionen nur im Tool: Stellt die Plattform eine Funktion ein, wie OpenAI bei den Custom GPTs, ist deine Arbeit weg. Speichere die Instruktionen zusätzlich als Datei.

Dein Plan für diese Woche

1. Wähl einen Anwendungsfall, der mindestens wöchentlich vorkommt.
2. Schreib den Zweck in einem Satz auf und sammle zehn Testfragen.
3. Kopier die passende Vorlage von oben und pass sie an.
4. Lade nur die nötigen Dokumente hoch, aktuell und klar benannt.
5. Teste, teile mit drei Kollegen und überarbeite nach zwei Wochen.

Welcher Assistent als Basis für dein Team passt, zeigt unser Vergleich der KI-Assistenten. Für Assistenten, die das gesamte Firmenwissen durchsuchen sollen, lies den Ratgeber Company Brain. Ist dein erster Assistent eingerichtet, beginnt in deinem Team kein Chat mehr bei null.

Quellen

• OpenAI: Custom GPT retirement and migration FAQ, Projects in ChatGPT, ChatGPT Release Notes
• Fachpresse zur GPT-Einstellung: Virtualization Review, 28.09.2026
• Anthropic: What are projects?, How to create custom skills, Use skills in Claude
• Google: Use Gems in Gemini Apps, Gems sharing in the Gemini app
• Microsoft: Build agents in Agent Builder, Agent capabilities and licensing models
• Langdock: Creating an Agent, Agent Configuration