KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage und Anleitung (2026)
Kurz gesagt
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Tools Beschäftigte nutzen dürfen, welche Daten hinein dürfen, wann Ergebnisse geprüft und gekennzeichnet werden und wer verantwortlich ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht ausdrücklich, sie ist aber der einfachste Nachweis für die Förderpflicht zur KI-Kompetenz aus Art. 4 AI Act und hilft bei DSGVO und Geheimnisschutz. Starte mit der Muster-Richtlinie in diesem Artikel, passe Tool-Liste und Datenklassen an und binde Datenschutz und Betriebsrat früh ein.
Inhalt 8 Abschnitte
Kopiert jemand in deinem Team heute einen Vertragsentwurf in ein privates KI-Konto, liegt dieser Entwurf bei einem Anbieter, mit dem dein Unternehmen keinen Vertrag hat. Die Datenschutzkonferenz (DSK) schreibt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, es sei davon auszugehen, dass eigenmächtige und unkontrollierte KI-Nutzung in vielen Unternehmen Realität ist. Riskant sind dabei vor allem Kundendaten in privaten Konten, Vertragsentwürfe bei Anbietern ohne Vertrag und KI-Texte, die ungeprüft an Kunden gehen.
Dagegen hilft eine KI-Richtlinie. Dieser Ratgeber erklärt, warum sie sich 2026 lohnt, welche Bausteine hineingehören und wie du sie einführst. Im Abschnitt „Muster-Richtlinie zum Anpassen“ bekommst du eine komplette Vorlage mit elf Abschnitten und zwei Anlagen, die du kopieren und auf dein Unternehmen zuschneiden kannst.
Warum eine KI-Richtlinie 2026 sinnvoll ist
Art. 4 AI Act: Förderpflicht für KI-Kompetenz
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Ursprünglich mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Der Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) hat das geändert: Unternehmen müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die KI in ihrem Auftrag nutzen, zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person ist nicht mehr verlangt.
Die Pflicht ist dadurch schwächer geworden, aber sie besteht weiter. Setzt dein Unternehmen ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot beruflich ein, ist es im Sinne des AI Act in der Regel Betreiber und damit betroffen. Eine KI-Richtlinie mit Schulungsteil ist eine naheliegende Maßnahme, die sich gut dokumentieren lässt.
DSGVO: Regeln für personenbezogene Daten
Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool fließen, gelten die üblichen Pflichten der DSGVO: eine Rechtsgrundlage (Art. 6), ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (Art. 28), bei Übermittlungen in Drittländer wie die USA eine Grundlage nach Art. 44 ff. und je nach Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35). Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung dürfen nicht allein automatisiert fallen (Art. 22).
Die DSK empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe ausdrücklich, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren: ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen. Konkrete Beispiele für erlaubte und verbotene Einsätze hält sie für hilfreich. Außerdem rät sie, dass Arbeitgeber eigene Accounts und Geräte für die berufliche KI-Nutzung bereitstellen und Beschäftigte durch Schulungen und Leitfäden sensibilisieren.
Geheimnisschutz: Angemessene Maßnahmen nachweisen
Eine Richtlinie mit Datenklassen ist eine dieser Maßnahmen. Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater, Ärzte oder Anwälte haben zusätzlich die Schweigepflicht nach § 203 StGB zu beachten.
Kennzeichnung, Verbote, Hochrisiko und Haftung
Seit dem 2. August 2026 gelten die Kennzeichnungspflichten aus Art. 50 AI Act, etwa für Deepfakes. Wer sie im Team kennt, vermeidet Abmahnungen. Schon seit Februar 2025 sind bestimmte Praktiken verboten, zum Beispiel Emotionserkennung am Arbeitsplatz (Art. 5 AI Act). Deine Richtlinie kann solche Zwecke ausdrücklich ausschließen.
Ab dem 2. Dezember 2027 kommen Pflichten für KI in Bereichen wie Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung hinzu. Wir würden solche Einsätze schon heute an eine Freigabe binden. Und dann ist da die Haftung: KI kann Fakten erfinden, und für ungeprüft weitergegebene Ergebnisse haftest du gegenüber Kunden wie für jeden anderen Fehler.
Alle Fristen und Paragrafen im Detail stehen in unserem KI-Recht-FAQ 2026.
Was du vor dem Schreiben zusammentragen solltest
Zuerst braucht das Projekt eine verantwortliche Person, etwa aus Geschäftsführung, IT oder Compliance. Dann eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden heute schon genutzt, offiziell und inoffiziell? Eine anonyme Kurzumfrage liefert dafür bessere Antworten als eine Abfrage mit Namen.
Leg dir außerdem die Verträge der Tools bereit, die du erlauben willst, mit Tarif, Auftragsverarbeitungsvertrag, Einstellungen zum Training und Datenstandort. Hol deinen Datenschutzbeauftragten dazu und, falls es einen gibt, den Betriebsrat. Existiert schon ein Schema für Vertraulichkeit, sollten die Datenklassen der KI-Richtlinie dazu passen.
Zehn Bausteine, die in die Richtlinie gehören
1. Geltungsbereich und Begriffe
Für wen gilt die Richtlinie? In der Regel für alle Beschäftigten, Auszubildenden, Praktikanten und freien Mitarbeitenden, die im Auftrag des Unternehmens arbeiten. Definiere kurz, was mit KI-Tools gemeint ist: Chat-Assistenten, KI-Funktionen in Office-Programmen, Bild- und Videogeneratoren, Übersetzer, Meeting-Assistenten, Agenten.
2. Erlaubte Tools
Das Herzstück. Lege eine Liste freigegebener Tools mit Tarif an, zum Beispiel „Microsoft 365 Copilot Chat mit Firmenkonto“ oder „Claude Team“. Der Tarif ist entscheidend: Bei vielen Anbietern nutzen kostenlose Versionen Eingaben standardmäßig zum Training, die Business-Tarife laut Anbieter nicht.
Die Liste gehört in eine Anlage, damit du sie ändern kannst, ohne die ganze Richtlinie neu abzustimmen. Welcher Assistent für Firmendaten in Frage kommt, zeigt unser Vergleich der KI-Assistenten.
3. Datenklassen
Statt „keine sensiblen Daten“ zu schreiben, was jeder anders versteht, arbeitest du mit Klassen und Beispielen. Ein bewährtes Schema hat vier Stufen:
| Klasse | Beispiele | In freigegebene KI-Tools? |
|---|---|---|
| Öffentlich | Website-Texte, Pressemitteilungen, veröffentlichte Produktinfos | ja, auch in allgemein zugängliche Tools |
| Intern | interne Abläufe, Entwürfe ohne Personenbezug, allgemeine Präsentationen | ja, nur in freigegebene Tools mit Firmenkonto |
| Vertraulich | Kundendaten, Angebote, Verträge, Finanzzahlen, Mitarbeiterdaten | nur in ausdrücklich dafür freigegebene Tools, nur so viel wie nötig, Personenbezug wenn möglich entfernen |
| Streng vertraulich | Gesundheitsdaten, Gehälter, Personalakten, Strategie- und M&A-Unterlagen, Zugangsdaten, Quellcode mit Sicherheitsbezug | nein, außer mit Einzelfreigabe |
Zugangsdaten, Passwörter und API-Schlüssel gehören grundsätzlich in kein KI-Tool.
4. Prüfung und Kennzeichnung
Hier regelst du zwei Dinge. Erstens gelten KI-Ergebnisse als Entwürfe. Die Person, die sie verwendet, prüft sie auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechte Dritter und verantwortet sie.
Zweitens legst du fest, wann gekennzeichnet wird. Gesetzlich nötig ist das vor allem bei Deepfakes und bei KI-Texten zu Themen von öffentlichem Interesse ohne menschliche Prüfung (Art. 50 AI Act). Intern kannst du mehr verlangen, etwa dass KI-Anteile in Dokumenten vermerkt werden und Chatbots auf der Website als KI erkennbar sind.
5. Verbotene Einsätze
Nenne konkrete Beispiele. Die DSK empfiehlt das ausdrücklich, weil Beispiele besser verstanden werden als abstrakte Regeln. Typisch: verbotene Praktiken nach Art. 5 AI Act, automatisierte Entscheidungen über Personen ohne menschliche Prüfung, Bewertung von Beschäftigten, Erzeugen täuschender Inhalte über reale Personen, Umgehen von Sicherheitsfunktionen.
6. Freigabeprozess für neue Tools
Beschäftigte entdecken ständig neue Tools. Ohne Weg zur Freigabe nutzen sie sie heimlich.
Lege fest, wer prüft (IT, Datenschutz, Fachbereich), welche Kriterien gelten und wie lange es dauert. Eine kurze Checkliste reicht: Anbieter und Sitz, Tarif, Auftragsverarbeitungsvertrag, Training mit Kundendaten, Datenstandort, Zugriffsrechte, Kosten.
7. Schulung
Hier erfüllst du die Förderpflicht aus Art. 4 AI Act. Eine Einweisung bei Einführung und für neue Beschäftigte, ergänzt um Auffrischungen bei wichtigen Änderungen, ist ein guter Rahmen. Inhalte: Funktionsweise und Grenzen von KI, die Regeln dieser Richtlinie, Datenklassen mit Beispielen, gutes Prompting, Prüfen von Ergebnissen.
Dokumentiere Teilnahme und Inhalte. Praktische Übungen für den Prompting-Teil findest du in unserem Ratgeber Prompting für Teams.
8. Verantwortliche und Meldewege
Benenne eine verantwortliche Stelle für die Richtlinie und eine Anlaufstelle für Fragen. Lege fest, wie Vorfälle gemeldet werden, etwa wenn versehentlich vertrauliche Daten in ein nicht freigegebenes Tool kopiert wurden.
Mach ausdrücklich klar, dass eine Meldung keine Sanktionen nach sich zieht. Sonst meldet niemand. Datenschutzverletzungen können eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden auslösen (Art. 33 DSGVO).
9. Betriebsrat
Gibt es einen Betriebsrat, binde ihn früh ein. Diese Rechte solltest du kennen:
- § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von KI rechtzeitig unterrichten.
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das trifft auf viele KI-Tools zu, die Eingaben und Nutzung protokollieren.
- § 80 Abs. 3 BetrVG: Für die Beurteilung von KI darf der Betriebsrat einen Sachverständigen hinzuziehen.
- § 95 Abs. 2a BetrVG: Auch Auswahlrichtlinien, die mit KI erstellt werden, unterliegen der Mitbestimmung.
Das Arbeitsgericht Hamburg hat am 16. Januar 2024 entschieden, dass die Erlaubnis, ChatGPT über private Konten im Browser zu nutzen, zusammen mit Richtlinien für diese Nutzung nicht mitbestimmungspflichtig war (24 BVGa 1/24). Das Gericht sah die Regeln als Vorgaben zur Arbeitsleistung, also nicht als Fragen der betrieblichen Ordnung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Für Nr. 6 fehlte es daran, dass der Arbeitgeber das Tool nicht selbst eingeführt hatte.
Sobald du Firmenkonten mit Protokollierung einführst, sieht das meist anders aus. In der Praxis ist eine Betriebsvereinbarung zu KI oft der sauberste Weg, die DSK empfiehlt sie ebenfalls.
10. Überprüfung
KI-Tools und Rechtslage ändern sich schnell. Lege ein festes Datum für die jährliche Überprüfung fest und nenne Anlässe für eine außerplanmäßige Anpassung.
In sieben Schritten zur eigenen Richtlinie
- Bestandsaufnahme machen. Welche Tools werden genutzt, für welche Aufgaben, mit welchen Daten? Frag anonym.
- Tools auswählen und Verträge prüfen. Erlaube mindestens ein Tool mit Firmenkonto. Ein reines Verbot fördert Schatten-KI.
- Datenklassen festlegen. Nimm ein bestehendes Vertraulichkeitsschema oder die vier Stufen oben und ergänze Beispiele aus deinem Alltag.
- Muster anpassen. Nutze die Vorlage unten. Streiche, was nicht passt, und ergänze Branchenregeln.
- Abstimmen. Hol Datenschutzbeauftragten, IT-Sicherheit, Betriebsrat und Geschäftsführung an einen Tisch.
- Bekannt machen und schulen. Eine Stunde Einweisung, Richtlinie zum Nachlesen, Bestätigung der Kenntnisnahme.
- Nach drei Monaten nachsteuern. Welche Fragen kommen immer wieder? Welche Tools werden angefragt? Dann die Anlagen aktualisieren.
Du bist Compliance-Beraterin für mittelständische Unternehmen in Deutschland.
Unten steht eine Muster-KI-Richtlinie. Passe sie an unser Unternehmen an:
- Branche: [Branche]
- Mitarbeitende: [Anzahl], davon [Anzahl] mit Bürotätigkeit
- Betriebsrat: [ja/nein]
- Freigegebene Tools mit Tarif: [Liste]
- Besonders schützenswerte Daten bei uns: [z. B. Patientendaten, Rezepturen, Konstruktionszeichnungen]
- Verantwortliche Stelle: [Rolle]
Regeln:
- Ändere nur, was durch unsere Angaben nötig ist, und markiere jede Änderung mit [GEÄNDERT].
- Ergänze in den Datenklassen je zwei Beispiele aus unserer Branche.
- Erfinde keine Rechtsvorschriften. Wenn du bei einer Rechtsfrage unsicher bist, schreib [PRÜFEN DURCH DATENSCHUTZ/RECHT].
- Schreib in klarer Sprache, Du-Form ist in Ordnung, wenn das Muster sie nutzt.
Muster:
[Muster-Richtlinie einfügen]
Hier ist unsere KI-Richtlinie: [einfügen].
Erstelle ein Quiz mit zehn Fragen für die Einweisung neuer Mitarbeitender. Jede Frage beschreibt eine kurze, realistische Alltagssituation, etwa „Du willst eine Kundenbeschwerde mit Namen und Bestellnummer von der KI beantworten lassen“. Gib drei Antwortmöglichkeiten, markiere die richtige und erkläre in einem Satz, welche Regel der Richtlinie gilt, mit Abschnittsnummer.
Mische leichte und schwierige Fälle. Verwende nur Regeln, die in der Richtlinie stehen.
Muster-Richtlinie zum Anpassen
Die folgende Vorlage ist ein Muster. Ersetze alle Angaben in eckigen Klammern. Abschnitte, die für dich nicht passen, streichst du. Die Tool-Liste und die Ansprechpartner stehen bewusst in Anlagen, damit du sie ohne neue Abstimmung aktualisieren kannst.
Richtlinie zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz bei [Firma]
Version [1.0], gültig ab [Datum], verantwortlich: [Rolle/Stelle]
1. Ziel
Diese Richtlinie regelt, wie wir KI-Tools bei [Firma] nutzen. Wir wollen die Chancen von KI für unsere Arbeit nutzen und dabei die Daten unserer Kunden, Beschäftigten und Partner sowie unsere Geschäftsgeheimnisse schützen. Die Richtlinie ist zugleich Teil unserer Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689.
2. Geltungsbereich
2.1 Die Richtlinie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden, Praktikantinnen und Praktikanten sowie für freie Mitarbeitende, soweit sie für [Firma] tätig sind.
2.2 KI-Tools im Sinne dieser Richtlinie sind alle Anwendungen, die Texte, Bilder, Audio, Video, Code oder Analysen mit Hilfe von KI erzeugen oder auswerten. Dazu zählen Chat-Assistenten, KI-Funktionen in Office- und Fachprogrammen, Übersetzungs- und Transkriptionsdienste, Meeting-Assistenten, Bild- und Videogeneratoren sowie KI-Agenten.
2.3 Die Richtlinie gilt für die berufliche Nutzung, unabhängig davon, ob sie auf Firmengeräten oder privaten Geräten stattfindet.
3. Grundsätze
3.1 Wir nutzen KI als Werkzeug. Die Verantwortung für Ergebnisse liegt immer bei der Person, die sie verwendet.
3.2 Für berufliche Zwecke nutzen wir ausschließlich freigegebene Tools mit Firmenkonto (Anlage 1). Private Konten sind für berufliche Inhalte nicht erlaubt.
3.3 Wir geben nur so viele Daten ein, wie für die Aufgabe nötig sind.
3.4 Wer unsicher ist, fragt vorher die Anlaufstelle (Anlage 2).
4. Freigegebene Tools
4.1 Die freigegebenen Tools mit Tarif und zulässigen Datenklassen stehen in Anlage 1.
4.2 Neue Tools oder neue Funktionen bestehender Tools, etwa Konnektoren zu Postfächern oder Laufwerken, dürfen erst nach Freigabe genutzt werden. Den Antrag stellst du bei [Stelle].
Geprüft werden Anbieter, Vertrag und Auftragsverarbeitung, Nutzung der Daten zum Training, Datenstandort, Zugriffsrechte und Kosten. Ziel ist eine Entscheidung innerhalb von [Anzahl] Arbeitstagen.
4.3 Browser-Erweiterungen, Apps und Plugins mit KI-Funktionen gelten als eigene Tools und brauchen eine Freigabe.
5. Datenklassen
5.1 Öffentlich: Informationen, die bereits veröffentlicht sind oder veröffentlicht werden sollen. Erlaubt in allen freigegebenen Tools.
5.2 Intern: Informationen für den internen Gebrauch ohne Personenbezug und ohne Geschäftsgeheimnisse, etwa Prozessbeschreibungen oder Entwürfe allgemeiner Texte. Erlaubt in freigegebenen Tools mit Firmenkonto.
5.3 Vertraulich: Kundendaten, personenbezogene Daten von Beschäftigten, Angebote, Verträge, Kalkulationen, Finanzzahlen, nicht veröffentlichte Produktinformationen. Erlaubt nur in Tools, die in Anlage 1 ausdrücklich für vertrauliche Daten freigegeben sind. Personenbezug ist zu entfernen oder durch Platzhalter zu ersetzen, wenn er für die Aufgabe nicht nötig ist.
5.4 Streng vertraulich: Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), Gehalts- und Personalakten, Strategie-, Übernahme- und Vorstandsunterlagen, [branchenspezifische Geheimnisse]. Nicht erlaubt, außer mit schriftlicher Einzelfreigabe durch [Stelle] und Datenschutz.
5.5 Passwörter, Zugangsdaten, API-Schlüssel und Zahlungsdaten dürfen nie in KI-Tools eingegeben werden.
5.6 Im Zweifel gilt die höhere Klasse.
6. Prüfung von Ergebnissen
6.1 KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Vor der Verwendung prüfst du sie auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Tonalität.
6.2 Zahlen, Namen, Zitate, Quellenangaben und rechtliche Aussagen prüfst du immer an der Originalquelle.
6.3 Du achtest darauf, dass Ergebnisse keine Rechte Dritter verletzen, etwa durch erkennbare Übernahme fremder Texte, Marken oder Bilder.
6.4 Code aus KI-Tools wird wie jeder andere Code geprüft und getestet, bevor er in Produktivsysteme gelangt.
7. Kennzeichnung
7.1 Realistisch wirkende KI-Bilder, Videos und Tonaufnahmen von Personen, Orten oder Ereignissen (Deepfakes) kennzeichnen wir bei Veröffentlichung als KI-erzeugt (Art. 50 Abs. 4 KI-VO).
7.2 KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, kennzeichnen wir, wenn sie nicht von einem Menschen geprüft wurden und niemand die redaktionelle Verantwortung trägt.
7.3 Chatbots und andere KI-Systeme, mit denen Kunden direkt kommunizieren, sind für diese als KI erkennbar.
7.4 Intern vermerken wir in [Dokumenttypen, z. B. Gutachten, Berichten an Kunden], ob und wofür KI genutzt wurde.
8. Verbotene Einsätze
Nicht erlaubt ist insbesondere:
8.1 jede Praxis, die nach Art. 5 KI-VO verboten ist, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz;
8.2 Entscheidungen über Personen, etwa Bewerbungen, Beförderungen, Kündigungen oder Kreditentscheidungen, allein auf Grundlage von KI-Ergebnissen;
8.3 die Bewertung von Leistung oder Verhalten einzelner Beschäftigter mit KI ohne vorherige Freigabe durch [Stelle] und Beteiligung des Betriebsrats;
8.4 das Erzeugen von Inhalten, die reale Personen täuschend echt darstellen, ohne deren Einwilligung;
8.5 das Umgehen von Sicherheits- oder Inhaltsfiltern der Tools;
8.6 die Nutzung von KI-Tools für private Zwecke mit Firmenkonten, soweit nicht anders geregelt.
9. Schulung
9.1 Alle Beschäftigten, die KI-Tools nutzen, erhalten vor der ersten Nutzung eine Einweisung in diese Richtlinie, die Funktionsweise und Grenzen von KI und den sicheren Umgang mit Daten.
9.2 Bei wesentlichen Änderungen der Richtlinie oder der Tools gibt es eine Auffrischung.
9.3 Teilnahme und Inhalte werden dokumentiert.
10. Verantwortlichkeiten und Meldewege
10.1 Verantwortlich für diese Richtlinie ist [Rolle/Stelle]. Sie entscheidet über Freigaben nach Abschnitt 4 und aktualisiert die Anlagen.
10.2 Fragen beantwortet die Anlaufstelle in Anlage 2.
10.3 Wenn vertrauliche oder streng vertrauliche Daten in ein nicht freigegebenes Tool gelangt sind oder ein KI-Ergebnis Schaden verursacht hat, meldest du das unverzüglich an [Stelle] und den Datenschutzbeauftragten. Wer einen eigenen Fehler zeitnah meldet, muss deswegen keine Nachteile befürchten.
10.4 Verstöße gegen diese Richtlinie können arbeitsrechtliche Folgen haben.
11. Inkrafttreten und Überprüfung
11.1 Die Richtlinie tritt am [Datum] in Kraft. [Falls Betriebsrat: Sie wurde mit dem Betriebsrat abgestimmt / ist Bestandteil der Betriebsvereinbarung vom [Datum].]
11.2 Sie wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen von Tools oder Rechtslage überprüft.
Anlage 1: Freigegebene Tools
| Tool und Tarif | Zweck | Erlaubte Datenklassen | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| [z. B. Microsoft 365 Copilot mit Firmenkonto] | [Texte, Zusammenfassungen, Recherche] | [öffentlich, intern, vertraulich] | [Konnektoren nur nach Freigabe] |
| [z. B. Bildgenerator] | [Bilder für Social Media] | [öffentlich] | [keine realen Personen] |
Anlage 2: Ansprechpartner
| Thema | Ansprechpartner |
|---|---|
| Fragen zur Richtlinie, Tool-Freigaben | [Rolle, Kontakt] |
| Datenschutz | [Datenschutzbeauftragte/r, Kontakt] |
| IT-Sicherheit, Vorfälle | [Rolle, Kontakt] |
Woran KI-Richtlinien in der Praxis scheitern
Der teuerste Fehler ist das pauschale Verbot. Es treibt die Nutzung in private Konten, also genau dorthin, wo du keine Kontrolle hast. Gib mindestens ein sicheres Tool frei. Fast genauso oft scheitern Richtlinien an zu abstrakter Sprache: „Keine sensiblen Daten“ versteht jeder anders, Datenklassen mit Beispielen aus deinem Alltag nicht.
Die übrigen Fehler sind handwerklich:
- Die Tool-Liste steht im Fließtext, und jede neue Freigabe bedeutet eine Änderung der ganzen Richtlinie. Tools gehören in eine Anlage.
- „ChatGPT ist erlaubt“ ohne Tarif. Entscheidend ist, ob es um ein Firmenkonto im Business-Tarif oder ein privates Gratis-Konto geht.
- Der Betriebsrat erfährt erst nach dem Rollout davon. Das kostet Streit und Zeit, die Unterrichtung nach § 90 BetrVG gehört in die Planungsphase.
- Die Richtlinie liegt als PDF im Intranet, eine Einweisung gibt es nicht. Kompetenz entsteht so nicht.
- Niemand passt sie an. 2026 haben sich mit dem Digital-Omnibus und Art. 50 gleich zwei rechtliche Grundlagen geändert, ohne festen Überprüfungstermin veraltet die Richtlinie.
So startest du diese Woche
- Frag anonym ab, welche KI-Tools im Team schon genutzt werden.
- Entscheide, welches Tool du mit Firmenkonto freigibst, und prüf dessen Vertrag.
- Kopiere die Muster-Richtlinie und passe Datenklassen, Anlage 1 und Anlage 2 an.
- Sprich mit Datenschutz und Betriebsrat, bevor du sie veröffentlichst.
- Plane eine Stunde Einweisung ein und dokumentiere die Teilnahme.
Wenn dein Team mit der Richtlinie startklar ist, landet der Vertragsentwurf vom Anfang in einem freigegebenen Tool mit Firmenkonto. Danach helfen dir unsere Ratgeber Prompting für Teams und Eigene KI-Assistenten bauen weiter.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex
- Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744: Überblick der IHK Frankfurt am Main
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (Mai 2024)
- Geschäftsgeheimnisgesetz, § 2
- Betriebsverfassungsgesetz
- ArbG Hamburg, Beschluss vom 16.01.2024, 24 BVGa 1/24, Zusammenfassung bei LTO
Zum Mitnehmen
- Ein pauschales KI-Verbot treibt die Nutzung in private Konten, gib mindestens ein Tool mit Firmenkonto frei.
- Vier Datenklassen mit Alltagsbeispielen legen fest, was in welches KI-Tool darf: öffentlich, intern, vertraulich, streng vertraulich.
- In der Richtlinie zählt der Tarif: Kostenlose Versionen nutzen Eingaben bei vielen Anbietern standardmäßig zum Training.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie für Unternehmen Pflicht?
Ein Gesetz, das ausdrücklich eine KI-Richtlinie verlangt, gibt es nicht. Art. 4 AI Act verpflichtet Unternehmen aber, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu ergreifen, und die Datenschutzkonferenz empfiehlt klare, dokumentierte interne Weisungen zur KI-Nutzung. Eine schriftliche Richtlinie ist der einfachste Weg, beides nachzuweisen.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Mindestens: Geltungsbereich, erlaubte und verbotene Tools, Datenklassen mit klaren Regeln, was eingegeben werden darf, Prüf- und Kennzeichnungspflichten für Ergebnisse, verbotene Einsatzzwecke, Freigabeprozess für neue Tools, Schulung, Verantwortliche und Meldewege bei Fehlern. Bei einem Betriebsrat kommt die Abstimmung mit ihm dazu.
Gibt es ein kostenloses Muster für eine KI-Richtlinie?
Ja, in diesem Artikel steht eine vollständige Muster-Richtlinie mit elf Abschnitten zum Anpassen. Sie ist ein Ausgangspunkt und ersetzt keine Rechtsberatung. Passe vor allem die Tool-Liste, die Datenklassen und die Verantwortlichen an dein Unternehmen an und lass das Ergebnis von Datenschutzbeauftragten prüfen.
Ist KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act Pflicht?
Ja. Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 AI Act. Seit dem Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person ist nicht mehr verlangt. Schulung, Richtlinie und Dokumentation bleiben sinnvoll.
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT bei der Arbeit nutzen?
Das entscheidet der Arbeitgeber. Ohne Regel ist unklar, was erlaubt ist, und Beschäftigte nutzen oft private Konten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, für die berufliche Nutzung Firmen-Accounts bereitzustellen. Eine KI-Richtlinie sollte festlegen, welche Tools in welchem Tarif erlaubt sind und welche Daten hinein dürfen.
Muss der Betriebsrat einer KI-Richtlinie zustimmen?
Das hängt vom Inhalt ab. Führt der Arbeitgeber ein KI-Tool mit Protokollierung selbst ein, greift in der Regel das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das ArbG Hamburg hat 2024 entschieden, dass die bloße Erlaubnis, ChatGPT über private Konten im Browser zu nutzen, samt Richtlinie nicht mitbestimmungspflichtig war (24 BVGa 1/24). Unabhängig davon muss der Betriebsrat über geplante KI rechtzeitig unterrichtet werden (§ 90 BetrVG).
Was ist Schatten-KI?
Schatten-KI meint KI-Tools, die Beschäftigte ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens nutzen, oft mit privaten Konten. Das Risiko: Firmendaten landen bei Anbietern ohne Vertrag und werden unter Umständen zum Training verwendet. Die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass unkontrollierte KI-Nutzung in vielen Unternehmen Realität ist. Eine Richtlinie mit erlaubten Alternativen ist das wirksamste Gegenmittel.
Müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?
Seit dem 2. August 2026 müssen Deepfakes, also realistisch wirkende KI-Bilder, Videos und Stimmen, als KI-erzeugt offengelegt werden (Art. 50 AI Act). KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse brauchen einen Hinweis, außer ein Mensch hat sie geprüft und trägt redaktionelle Verantwortung. Viele Unternehmen regeln in ihrer Richtlinie zusätzlich eine interne Kennzeichnung.
Braucht man einen KI-Beauftragten?
Der AI Act schreibt für Unternehmen, die KI nur nutzen, keinen KI-Beauftragten vor. Sinnvoll ist trotzdem eine verantwortliche Person oder ein kleines Gremium, das Tools freigibt, die Richtlinie pflegt und Fragen beantwortet. In kleinen Firmen übernimmt das oft die Geschäftsführung zusammen mit IT und Datenschutz.
Wie oft sollte eine KI-Richtlinie aktualisiert werden?
Mindestens einmal im Jahr und zusätzlich bei wichtigen Änderungen, etwa einem neuen Tool, einer Gesetzesänderung oder einem Vorfall. 2026 gab es mit dem Digital-Omnibus und dem Start der Transparenzpflichten gleich zwei solche Anlässe. Halte in der Richtlinie fest, wer sie überprüft und wann.